Atendimento Automático Whatsapp: Guia Completo

O WhatsApp se tornou um dos principais canais de comunicação entre empresas e consumidores no Brasil. Nesse cenário, adotar um sistema de atendimento automático no WhatsApp é essencial para otimizar o trabalho da sua equipe e garantir respostas rápidas e eficientes.

Com esse sistema qualquer empesa consegue manter um diálogo eficiente com seus clientes, até mesmo fora do horário comercial, garantindo maior satisfação e fidelização.

A seguir, vamos te explicar o que é atendimento automático, as vantagens de implementar esse sistema em sua empresa, explicar as diferenças entre WhatsApp Business App e a API do WhatsApp Business, além de explicar como configura-los para otimizar a experiência do seus clientes.

O que é atendimento automático no WhatsApp?#

O atendimento automatizado é uma estratégia que consiste em utilizar mensagens programadas, chatbots e outras ferramentas de automação para interagir com clientes de forma rápida e eficiente, reduzindo a necessidade de intervenção humana nas etapas iniciais.

Através dessa solução, as empresas conseguem fornecer um suporte ágil, responder perguntas frequentes e até mesmo acompanhar o cliente ao longo de toda a jornada de compra.

Por exemplo, se uma loja de roupas adota o atendimento automático no WhatsApp, assim que o cliente enviar uma mensagem, ele recebe uma resposta automática e personalizada com informações sobre produtos relevantes, horários de atendimento, promoções e muito mais.

Como automatizar seu atendimento no WhatsApp?#

Conforme destacamos, esse tipo de tecnologia traz inúmeros benefícios para empresas de todos os portes. Porém, para conseguir usufruir de todos esses benefícios, precisamos entender como implementar esta solução.

Para isso, separamos algumas dicas que vão facilitar este processo. Veja!

1. Configurando o WhatsApp Business#

Antes de mais nada, você precisa instalar o WhatsApp Business e criar o seu perfil comercial no aplicativo. Para conseguir fazer isso é simples, basta:

1. Clicar no botão "opções";
2. Selecionar a opção "ferramentas comerciais";
3. Acessar a área "perfil comercial" e preencher todos os dados, como nome da empresa, setor de atuação, endereço e mensagem destaque.

2. Configurando a Mensagem de Saudação e Ausência#

Em seguida, para que o seus sistema de atendimento automático do WhatsApp fique completo, é necessário criar uma frase de saudação que será disparada no momento em que seu cliente entrar em contato.

Veja como fazer isso:

1. Clique na opção "Ferramentas Comerciais";
2. Em seguida, selecionar "mensagem de saudação" para ativar a função e criar uma mensagem automática personalizada.

Além disso, lembre-se de configurar uma mensagem de ausência que possa ser enviada em horários em que o atendimento está fechado. Siga os passos a seguir para configurar esse tipo de mensagem:

1. Acesse as configurações da conta e clique em "Ferramentas Comerciais";
2. Agora, clique em "Conversa" e depois em "Mensagem de Ausência";
3. Escreva a mensagem e clique em "Salvar".

Pronto, agora você está um passo mais próximo de implementa um sistema completo de atendimento automático no WhatsApp.

3. Estruture o Pós-Venda#

Lembre-se de que o atendimento continua, mesmo após o cliente finalizar uma compra. Por isso, para manter um bom relacionamento com seus clientes a longo prazo, é fundamental estrutura um sistema de pós-venda.

Essa etapa pode começar com apenas uma mensagem rápida que será disparada automaticamente para todos os seus clientes que realizam alguma compra no dia.

Por que implementar um sistema de atendimento automático WhatsApp na sua empresa?#

Confira algumas das principais vantagens de adotar essa estratégia:

1. Agilidade e Economia de Tempo#

Utiliza chatbots e respostas automáticas pré-configurados, te possibilita atender um grande número de solicitações simultaneamente, reduzindo consideravelmente o tempo de espera.

Além disso, as mensagens automáticas de saudação, ausência e respostas rápidas garantem que seus clientes recebam as informações de forma imediata, independente do horário, mantendo o fluxo de atendimento ativo 24 horas por dia.

2. Redução de Custos Operacionais#

Ao automatizar tarefas repetitivas, como responder perguntas frequentes ou consultar o status de pedidos, sua empresa pode liberar a equipe para focar em demandas mais complexas.

Isso elimina a necessidade de expandir a equipe conforme a demanda cresce, resultando em economia significativa nos custos operacionais.

3. Aumento dos Níveis de Satisfação dos Clientes#

Conforme destacamos anteriormente, oferecer respostas rápidas e precisas é essencial para melhorar a experiência do cliente e, consequentemente, aumentar sua satisfação com o atendimento.

Com um sistema de atendimento automático no WhatsApp, é possível personalizar as interações e resolver dúvidas em poucos segundos, garantindo que o consumidor tenha uma percepção positiva da sua marca.

Além de facilitar a comunicação, essa estratégia contribui para a escalabilidade do negócio, tornando-o mais eficiente e preparado para atender um público cada vez maior.

Como Integrar um Chatbot ao seu WhatsApp Business?#

A implementação de um chatbot no WhatsApp Business envolve diversas etapas. Veja abaixo um passo a passo simplificado para começar:

1. Solicite o Uso da API do WhatsApp Business#

Para criar um chatbot que possa te ajudar a oferecer um atendimento automático no WhatsApp, é necessário utilizar o WhatsApp Business API, disponível para empresas de médio e grande porte. Esta API pode ser solicitada de duas maneiras:

• Solicitação direta: Faça o pedido diretamente ao WhatsApp, fornecendo informações como nome da empresa, URL do site e dados de contato.
• Por meio de um provedor: Outra opção é contratar um Business Solution Provider (BSP), que intermediará a solicitação e fornecerá suporte para a configuração da API.

Após aprovação, você terá acesso às funcionalidades necessárias para criar e gerenciar seu chatbot.

2. Planeje os Fluxos de Conversa#

Para garantir que o chatbot atenda às demandas dos clientes de forma eficiente e seu atendimento automático no WhatsApp funcione corretamente, é essencial planejar os diálogos que ele seguirá.

Permita que o cliente envie mensagens livremente, com o chatbot interpretando e respondendo de forma personalizada.

Além disso, ofereça opções específicas de dialogo logo no inicio da conversa para reduzir o tempo de espera e direcionar o cliente da melhor forma possível, como verificar o status de pedidos, agendar serviços ou consultar horários.

3. Escolha uma Plataforma para Criar o Chatbot#

Opte por uma plataforma especializada, como a Jivo, para facilitar o desenvolvimento do chatbot e eliminar a necessidade de criar um bot do zero.

Essas ferramentas oferecem interfaces intuitivas, permitindo configurar fluxos de conversa, personalizar respostas e integrar funcionalidades específicas para atender às demandas da sua empresa.

4. Teste o Chatbot Antes do Lançamento#

Antes de implementar o chatbot para oferecer um atendimento automático no WhatsApp, é fundamental realizar testes para evitar erros e melhorar a experiência dos usuários de forma geral.

Veja como fazer isso:

• Simule interações reais para verificar se o chatbot responde corretamente.
• Identifique e corrija falhas nos fluxos de conversa.
• Ajuste o tom de comunicação para refletir a personalidade da sua marca.

5. Instale e Configure o Chatbot no WhatsApp#

Agora que o chatbot foi criado e testado, é hora de integrá-lo à conta do WhatsApp Business API vinculada ao número de telefone da sua empresa. Após a conexão, finalize os ajustes e configurações do bot, incluindo o nome, ícone e informações de contato.

Não se esqueça de vincular a plataforma contratada à sua conta da API para garantir que a ferramenta possa gerenciar corretamente o chatbot e proporcionar uma experiência fluida de atendimento automatizado no WhatsApp.

6. Monitores e Otimize Constantemente#

Após o lançamento oficial do seu chatbot, é fundamental acompanhar constantemente seu desempenho. Analise métricas como taxa de resposta, abandonos de conversa e feedback dos clientes para garantir que o bot esteja atendendo às expectativas dos clientes.

À medida que o seu negócio cresce e novos produtos ou serviços são lançados, não se esqueça de atualizar os scripts do chatbot e adicionar novas funcionalidades que atendam a essas mudanças.

Diferenças entre Atendimento Automatizado WhatsApp Business App e WhatsApp Business API#

Embora ambas as soluções sejam voltadas para empresas, existem diferenças significativas em funcionalidades e recursos quando falamos de WhatsApp Business App e WhatsApp Business API. Veja como escolher a melhor para sua empresa:

WhatsApp Business App#

Esta é a melhor opção para empresas pequenas que estão em busca de uma ferramenta simples e intuitiva para melhorar a comunicação com seus clientes.

Principais características:

• Uso limitado: Permite gerenciar uma conta em até 5 dispositivos diferentes, sendo 1 principal e 4 adicionais.
• Funcionalidades básicas: É possível configurar mensagens automáticas de saudação, ausência e respostas rápida.
• Sem necessidade de integração: Funciona como um aplicativo independente e não oferece suporte para integrações com sistemas externos.
• Indicado para empresas menores: Excelente para negócios locais ou empreendedores que atendem poucos clientes simultaneamente.

WhatsApp Business API#

Enquanto isso, a API do WhatsApp Business foi projetada para médias e grandes empresas que precisam gerenciar um volume grande de mensagens e integrar o atendimento a outros sistemas de atendimento, como CRMS, plataformas de suporte, etc.

Principais características:

• Escalabilidade: Com a API é possível que várias pessoas e equipes usem o mesmo número, sendo ideal para grandes equipes de atendimento.
• Integração com sistemas: Além disso, pode ser facilmente integrado a CRMs, plataformas de e-commerce e ferramentas de automação, como chatbots.
• Atendimento em larga escala: É capaz de atender um grande volume de solicitações e interações simultaneamente.
• Customização avançada: Oferece maior controle sobre fluxos de conversa, notificações automatizadas e uso de inteligência artificial.

FAQ - Atendimento Automático no WhatsApp#

1. O que é atendimento automático no WhatsApp?#

O sistema de atendimento automatizado é uma solução empresarial que usa chatbot e mensagens pré-configuradas para responder clientes de forma rápida e eficiente, garantindo que sua equipe consiga otimizar e agilizar o suporte.

2. Qual a diferença entre WhatsApp Business App e API?#

Conforme explicamos anteriormente, O WhatsApp Business App é voltado para pequenas empresas e oferece recursos básicos como respostas rápidas e etiquetas. Já a API do WhatsApp Business é ideal para médias e grandes empresas, permitindo automação avançada, integração com CRMs e suporte a múltiplos atendentes.

3. Como configurar um chatbot no WhatsApp?#

Para configurar um chatbot, é necessário ter acesso à API do WhatsApp e escolher uma plataforma de automação. Após feito isso, basta definir os fluxos de conversa, programar as respostas inteligentes e monitorar o desempenho para sempre aprimorar a experiência do usuário.