Atendimento Automatizado WhatsApp: Guia Completo

O WhatsApp se tornou um dos principais canais de comunicação entre empresas e consumidores no Brasil. Nesse cenário, adotar um sistema de atendimento automatizado no WhatsApp é essencial para garantir respostas rápidas e eficientes, otimizando o trabalho da sua equipe.

Ele permite que qualquer empesa mantenha um diálogo eficiente com seus clientes, até mesmo fora do horário comercial, garantindo um maior nível de satisfação e aumentando consideravelmente as chances de fidelização.

Neste artigo, vamos te explicar o que é atendimento automatizado, as vantagens de implementar esse sistema em sua empresa, explicar as diferenças entre WhatsApp Business App e a API do WhatsApp Business, além de explicar como configura-los para otimizar a experiência do seus clientes.

O que é atendimento automatizado no WhatsApp?#

O atendimento automatizado é uma solução que utiliza mensagens programadas, chatbots e outras ferramentas de automação para interagir com clientes de forma rápida e eficiente, reduzindo a necessidade de intervenção humana nas etapas iniciais.

Com essa tecnologia, as empresas conseguem fornecer um suporte ágil, responder perguntas frequentes e até mesmo acompanhar o cliente ao longo de toda a jornada de compra.

Por exemplo, em uma loja de roupas que utiliza o atendimento automatizado no WhatsApp, assim que o cliente envia uma mensagem, ele recebe uma resposta automática e personalizada com informações sobre produtos, horários de atendimento, promoções e muito mais.

Por que automatizar o atendimento no WhatsApp?#

Adotar esse tipo de sistema traz inúmeros benefícios para empresas de todos os portes, além de ajudar a otimizar processo e melhorar a experiência do cliente de forma geral. Confira algumas das principais vantagens de automatizar o atendimento:

1. Agilidade e Economia de Tempo#

Com chatbots e respostas automáticas pré-configurados, sua empresa é capaz de atender um grande número de solicitações simultaneamente, reduzindo consideravelmente o tempo de resposta e eliminando as filas de espera.

Além disso, as mensagens automáticas de saudação, ausência e respostas rápidas garantem que seus clientes recebam as informações de forma imediata, independente do horário, mantendo o fluxo de atendimento ativo 24 horas por dia.

2. Redução de Custos Operacionais#

Ao automatizar tarefas repetitivas, como responder perguntas frequentes ou consultar o status de pedidos, sua empresa pode liberar a equipe para focar em demandas mais complexas.

Isso elimina a necessidade de expandir a equipe conforme a demanda cresce, resultando em economia significativa nos custos operacionais.

3. Aumento dos Níveis de Satisfação dos Clientes#

Conforme destacamos anteriormente, oferecer respostas rápidas e precisas é essencial para melhorar a experiência do cliente e, consequentemente, aumentar sua satisfação com o atendimento.

Com os sistemas de atendimento automatizado no WhatsApp, é possível personalizar as interações e resolver dúvidas em poucos segundos, garantindo que o consumidor tenha uma percepção positiva da sua marca.

Além de facilitar a comunicação, essa estratégia contribui para a escalabilidade do negócio, tornando-o mais eficiente e preparado para atender um público cada vez maior.

Diferenças entre Atendimento Automatizado WhatsApp Business App e WhatsApp Business API#

Embora ambas as soluções sejam voltadas para empresas, existem diferenças significativas em funcionalidades e recursos quando falamos de WhatsApp Business App e WhatsApp Business API. Veja como escolher a melhor para sua empresa:

WhatsApp Business App#

Esta é a melhor opção para empresas pequenas que estão em busca de uma ferramenta simples e intuitiva para melhorar a comunicação com seus clientes.

Principais características:

• Uso limitado: Permite gerenciar uma conta em até 5 dispositivos diferentes, sendo 1 principal e 4 adicionais.
• Funcionalidades básicas: É possível configurar mensagens automáticas de saudação, ausência e respostas rápida.
• Sem necessidade de integração: Funciona como um aplicativo independente e não oferece suporte para integrações com sistemas externos.
• Indicado para empresas menores: Excelente para negócios locais ou empreendedores que atendem poucos clientes simultaneamente.

WhatsApp Business API#

Enquanto isso, a API do WhatsApp Business foi projetada para médias e grandes empresas que precisam gerenciar um volume grande de mensagens e integrar o atendimento a outros sistemas de atendimento, como CRMS, plataformas de suporte, etc.

Principais características:

• Escalabilidade: Com a API é possível que várias pessoas e equipes usem o mesmo número, sendo ideal para grandes equipes de atendimento.
• Integração com sistemas: Além disso, pode ser facilmente integrado a CRMs, plataformas de e-commerce e ferramentas de automação, como chatbots.
• Atendimento em larga escala: É capaz de atender um grande volume de solicitações e interações simultaneamente.
• Customização avançada: Oferece maior controle sobre fluxos de conversa, notificações automatizadas e uso de inteligência artificial.

Como configurar e utilizar o atendimento automatizado no WhatsApp?#

Veja a seguir como configurar as mensagens automáticas e outros recursos dentro de cada modelo:

1. Configurando o atendimento automatizado no WhatsApp Business App#

Mensagens automáticas

• Mensagem de saudação: usada para cumprimentar os clientes automaticamente ao iniciar uma conversa.
  1. Acesse as Configurações no aplicativo.
  2. Vá até Ferramentas comerciais e clique em Mensagem de saudação.
  3. Ative a funcionalidade, escreva sua mensagem e salve.
• Mensagem de ausência: enviada quando sua empresa não está disponível.
  1. Em Ferramentas comerciais, selecione Mensagem de ausência.
  2. Escreva a mensagem, defina horários específicos (como fora do expediente) e salve.
• Respostas rápidas: ideais para responder perguntas frequentes com agilidade.
  1. AcesseFerramentas comerciais e clique em Respostas rápidas.
  2. Crie atalhos para mensagens padrão, como "/preço" ou "/envio".
  3. Salve e utilize nos chats digitando o atalho correspondente.

2. Configurando o atendimento automatizado no WhatsApp Business API#

A configuração do WhatsApp Business API requer um provedor de soluções oficial (BSP -- Business Solution Provider). Este modelo é indicado para empresas que lidam com grande volume de mensagens.

Passo a passo:

1. Escolha um provedor oficial: Conecte o WhatsApp a outras ferramentas, como JivoChat, por exemplo.
2. Siga nosso guia: Agora, basta seguir nosso guia onde ensinamos como conectar WhatsApp ao Jivo.
3. Integre ferramentas de atendimento: conecte a API a CRMs, sistemas de e-commerce ou chatbots.

Funcionalidades avançadas da API:

• Chatbots personalizados: crie scripts para automações complexas que respondem perguntas, coletam dados e qualificam leads.
• **Respostas automáticas em larga escala:**configure fluxos de mensagens para gerenciar milhares de interações ao mesmo tempo.
• Notificações proativas: envie atualizações sobre pedidos, confirmações ou lembretes de forma automatizada.

Como Integrar um Chatbot ao seu WhatsApp Business API?#

A implementação de um chatbot no WhatsApp Business API envolve diversas etapas. Veja abaixo um passo a passo simplificado para começar:

1. Solicite o Uso da API do WhatsApp Business#

Para criar um chatbot no WhatsApp, é necessário utilizar o WhatsApp Business API, disponível para empresas de médio e grande porte. Esta API pode ser solicitada de duas maneiras:

• Solicitação direta: Faça o pedido diretamente ao WhatsApp, fornecendo informações como nome da empresa, URL do site e dados de contato.
• Por meio de um provedor: Outra opção é contratar um Business Solution Provider (BSP), que intermediará a solicitação e fornecerá suporte para a configuração da API.

Após aprovação, você terá acesso às funcionalidades necessárias para criar e gerenciar seu chatbot.

2. Planeje os Fluxos de Conversa#

Para garantir que o chatbot atenda às demandas dos clientes de forma eficiente, é essencial planejar os diálogos que ele seguirá. Permita que o cliente envie mensagens livremente, com o chatbot interpretando e respondendo de forma personalizada.

Além disso, ofereça opções específicas de dialogo logo no inicio da conversa para reduzir o tempo de espera e direcionar o cliente da melhor forma possível, como verificar o status de pedidos, agendar serviços ou consultar horários.

3. Escolha uma Plataforma para Criar o Chatbot#

Opte por uma plataforma especializada, como a Jivo, para facilitar o desenvolvimento do chatbot, eliminando a necessidade de criar um bot do zero.

Essas ferramentas oferecem interfaces intuitivas, permitindo configurar fluxos de conversa, personalizar respostas e integrar funcionalidades específicas para atender às demandas da sua empresa.

4. Teste o Chatbot Antes do Lançamento#

Antes de implementar o chatbot para realizar o atendimento automatizado no WhatsApp, é fundamental realizar testes para evitar erros e melhorar a experiência dos usuários de forma geral.

Veja como fazer isso:

• Simule interações reais para verificar se o chatbot responde corretamente.
• Identifique e corrija falhas nos fluxos de conversa.
• Ajuste o tom de comunicação para refletir a personalidade da sua marca.

5. Instale e Configure o Chatbot no WhatsApp#

Agora que o chatbot foi criado e testado, é hora de integrá-lo à conta do WhatsApp Business API vinculada ao número de telefone da sua empresa. Após a conexão, finalize os ajustes e configurações do bot, incluindo o nome, ícone e informações de contato.

Não se esqueça de vincular a plataforma contratada à sua conta da API para garantir que a ferramenta possa gerenciar corretamente o chatbot e proporcionar uma experiência fluida de atendimento automatizado no WhatsApp.

6. Monitores e Otimize Constantemente#

Após o lançamento oficial do seu chatbot, é fundamental acompanhar constantemente seu desempenho. Analise métricas como taxa de resposta, abandonos de conversa e feedback dos clientes para garantir que o bot esteja atendendo às expectativas dos clientes.

À medida que o seu negócio cresce e novos produtos ou serviços são lançados, não se esqueça de atualizar os scripts do chatbot e adicionar novas funcionalidades que atendam a essas mudanças.

Aprendeu o que é atendimento automatizado no WhatsApp?#

Agora que você já sabe o que é o atendimento automatizado no WhatsApp e como ele pode beneficiar seu negócio, esperamos que este guia tenha esclarecido como essa tecnologia funciona, suas principais vantagens e como implementá-la de forma eficaz.