Como finalizar um email profissional: 12 Dicas e exemplos

Aprender como finalizar um e-mail no ambiente corporativo é fundamental para transmitir profissionalismo, afinal, a forma como você encerra suas mensagens impacta diretamente sua imagem aos olhos de clientes, colegas de trabalho e parceiros comerciais.

Essa percepção pode ser facilmente influenciada pela escolha das palavras, pelo tom da mensagem, pela maneira como você assina o e-mail e por diversos outros elementos.

Com o objetivo de te ajudar, neste artigo vamos explorar as melhores práticas e oferecer dicas para garantir que seus e-mails sejam finalizados de forma clara, elegante, eficiente e profissional.

Por que é Importante Criar um E-mail Bem Estruturado#

Um e-mail bem estruturado transmite a mensagem de forma eficiente, reduz os ruídos na comunicação e economiza o tempo do leitor, além de demonstrar seu profissionalismo e capacidade de comunicação.

Além disso, é importante adaptar a linguagem da mensagem de acordo com o público-alvo com o qual você está tentando se comunicar, sempre atento à escrita para que o e-mail não seja enviado com erros gramaticais ou de digitação.

Essas práticas, não só melhoram a sua comunicação de forma geral, como também fortalecem suas relações profissionais, aumentando suas chances de conquistar clientes e fechar novos negócios.

Importância de Aprender Como Finalizar um E-mail#

Conforme destacamos anteriormente, a forma que um e-mail é finalizado pode influenciar diretamente a percepção que os clientes e colegas tem de você como um profissional no ambiente de trabalho.

Em certas situações, como nas comunicações do dia a dia com outros colegas, você não precisa se preocupar tanto em finalizar seus e-mails com uma despedida formal e muito elaborada.

Porém, ao se comunicar com um cliente ou um superior, é essencial finalizar a mensagem de forma mais cuidadosa, afim de evitar mal-entendidos e estabelecer uma boa relação para possíveis interações futuras.

Para conseguir encerrar um e-mail de forma cordial, escolha uma saudação adequada para o nível de formalidade da situação, como "Atenciosamente", "Cordialmente". Caso esteja no aguardo de uma resposta, inclua frases como "Fico à disposição para esclarecimentos" ou "Aguardo seu retorno"

Principais etapas de um email profissional#

Seguir o modelo AIDA (Atenção, Interesse, Desejo e Ação), desenvolvido no final do século XIX, é uma estratégia eficaz para quem está aprendendo como finalizar um e-mail e deseja garantir que a mensagem seja transmitida de forma clara e impactante.

A seguir, vamos falar sobre cada uma dessas etapas e como elas influenciam a estrutura da sua mensagem:

Atenção#

O primeiro passo é captar a atenção do destinatário, e isso pode ser feito de diversas formas. Uma das estratégias mais utilizadas no marketing digital é abordar um assunto que seja atrativo e desperte o interesse ou a curiosidade do leitor.

No entanto, é fundamental que o assunto seja tratado de forma clara e concisa, para que o e-mail não fique cansativo e o destinatário não desista de ler ou tenha uma má impressão de você como profissional.

Interesse#

Agora que conseguimos captar a atenção do destinatário, está na hora de despertar o seu interesse. Para isso, você precisa elaborar um texto que seja envolvente, direto e relevante.

Escreva uma mensagem objetiva que destaque os benefícios ou a importância do assunto, produto ou serviço, de maneira que a pessoa possa se conectar de forma significativa com o que está sendo apresentado.

Desejo#

Em seguida, você precisa mostrar como aquela proposta ou informação beneficiará o destinatário, despertando assim o sentimento de desejo e a necessidade de agir.

Para que isso seja feito de forma eficaz, é fundamental que o conteúdo do e-mail seja completo e apresente todas as informações necessárias, permitindo que o leitor tome uma decisão informada.

Mas, tome cuidado, essas informações devem ser apresentadas de forma clara e objetiva, para que o texto não se torne extenso e cansativo.

Ação#

Para finalizar, finalize o e-mail com uma call to action clara e objetiva, indicando o que você espera que o destinatário faça, como responder a mensagem, acessar um link, adquirir um produto ou serviço, etc.

Uma chamada à ação (CTA) estrategicamente posicionada e bem formulada aumenta consideravelmente as chances de obter uma resposta ou até mesmo de concluir uma venda.

Como finalizar um email: 14 Dicas#

Agora, apresentaremos algumas dicas práticas para que você saiba como finalizar um e-mail profissional da melhor forma possível:

1. Tenha um objetivo claro#

Antes de começar a redigir a mensagem, defina o que você pretende alcançar com este e-mail, pois isso vai te ajudar a manter o foco e garantir que o conteúdo se mantenha alinhado com seus objetivos.

2. Conheça seu público#

Estudar e entender o perfil do seu público é essencial para adaptar o tom, o estilo e até mesmo o vocabulário do seu e-mail. Isso garante que a mensagem se alinhe às necessidades e expectativas do destinatário.

Como mencionado anteriormente, ao se comunicar com clientes ou parceiros de negócios, é importante manter um tom formal e profissional. Já em um e-mail para colegas de trabalho, você pode adotar uma abordagem mais descontraída e direta, sem comprometer a clareza.

3. Escreva mensagens claras#

A clareza é fundamental para uma comunicação eficaz. Estruture seu e-mail de forma lógica, dividindo o conteúdo em parágrafos curtos e objetivos, facilitando a leitura e a compreensão da mensagem.

4. Fale Sobre um Assunto Atraente#

Lembre-se, o assunto do e-mail é a primeira coisa que o destinatário irá olhar e é por isso que você precisa abordar um tema ou tópico que seja atrativo o suficiente para chamar a atenção e fazer com que ele abra a sua mensagem.

Seja claro o suficiente para que o leitor saiba o que esperar do seu e-mail, inclua termos e palavras-chaves relacionadas ao tema e personalize a chamada para que o destinatário se sinta único.

5. Utilize a linguagem adequada#

Apesar de já termos destacado isso algumas vezes anteriormente, precisamos reforçar que a linguagem deve sempre ser adequada ao contexto e ao destinatário do e-mail, pois isso pode afetar diretamente o impacto da sua mensagem.

6. Atenção as fontes e a tipografia#

Muitas pessoas não se atentam a este detalhe, mas a escolha das fontes e tipografia do e-mail impactam diretamente a legibilidade e, consequentemente a experiência de leitura do destinatário.

Para evitar problemas relacionados a isto, considere alguns pontos antes de escolher uma fonte:

1. Sistema Operacional do Destinatário: Cada Sistema Operacional e Software renderiza as fontes de maneira diferente, sendo assim, caso o destinatário esteja utilizando uma versão mais antiga do OS ou e-mail, a fonte pode ser substituída por outra e a mensagem ficar fora de formatação.
2. Experiência de Leitura: Antes de escolher uma fonte para redigir o seu e-mail, faça alguns testes para analisar a legibilidade. As mais utilizadas são, Times New Roman, Georgia, Arial, Verdade e Calibri, pois são compatíveis com diferentes versões de OS e dispositivos.

Além disso, fique atento ao tamanho da fonte, pois letras muito pequenas ou muito grandes acabam dificultando a leitura. Para desenvolver o conteúdo no corpo do e-mail, utilize valores entre 10 e 12 pontos.

7. Revise sua mensagem#

Antes de enviar o e-mail, sempre revise a mensagem e todo o conteúdo em busca de possíveis erros gramaticais, de digitação ou formatação. Esta é uma excelente forma de evitar ruídos na comunicação, além de demonstrar profissionalismo e atenção aos detalhes.

8. Transmita Informações Negativas de Forma Suave#

Se por algum motivo, você precisar comunicar algo negativo a um cliente, parceiro ou colega de trabalho, lembre-se de ser delicado e opte por utilizar uma linguagem neutra que minimize o impacto da informação.

Para isso, fique atento a certos elementos que compõem a finalização de um e-mail:

• Palavras de Encerramento: Palavras como "Grato(a)" ou "Sempre às ordens" podem agregar um toque de respeito e profissionalismo, independente da situação.
• Assinatura: Ao assinar seu e-mail, utilize seu nome completo para deixar claro quem você é.
• Título e Empresa: Quando a comunicação for em nome da empresa, inclua seu título, para reforça sua posição, e o nome da organização.
• Informações de Contato: Adicione seus contatos profissionais, como número de telefone ou perfil do LinkedIn, facilitando o retorno do destinatário.
• Link para o site da empresa: Se for relevante, inclua o link para o site da empresa ou para páginas de interesse, como portfólios ou produtos.
• Foto: Em certos casos, incluir uma foto na assinatura pode ser interessante, mas nunca substitua o texto do seu nome por uma imagem.

9. Indique os próximos passos#

Deixe claro qual é o próximo passo que você espera que o destinatário tome, seja agendar uma reunião, fornecer uma resposta ou qualquer outra ação necessária, pois isso orienta o leitor sobre o que fazer a seguir

10. Adicione uma assinatura#

Não se esqueça de incluir uma assinatura no seu email para facilitar caso o destinatário precise entrar em contato com você novamente. Ela deve conter:

• Nome;
• Cargo;
• Nome da empresa;
• Telefone;
• Site;
• Ou qualquer outra informação relevante.

11. Envie um Email de Teste#

Antes de enviar um e-mail importante, considere enviar uma cópia para você mesmo ou para um colega, pois isso permite verificar a formatação e garantir que a mensagem apareça como desejado

12. Verifique seu email com frequência#

Não se esqueça de verificar sua caixa de entrada regularmente para garantir que nenhuma mensagem importante passe despercebida e para que você consiga responder rapidamente a qualquer pergunta ou feedback relacionado ao e-mail que foi enviado

Exemplos de como finalizar um email#

Agora que você já entendeu como finalizar um e-mail de forma profissional, vamos apresentar alguns exemplos que podem ser utilizados em diferentes situações. Vamos lá?

1. Formal#

Ao redigir um e-mail formal, é fundamental que você mantenha um tom profissional e respeitoso, usando termos e expressões que demonstrem profissionalismo e cordialidade.

** Por Exemplo:**

"** Assunto:** Reunião sobre o Projeto X

Prezado(a) Sr(a). [Nome do Destinatário],

Espero que esta mensagem o(a) encontre bem.

Gostaria de agendar uma reunião para discutirmos os próximos passos do Projeto X. Acreditamos que sua contribuição será fundamental para o sucesso dessa fase. Poderia, por favor, informar sua disponibilidade para uma reunião na próxima semana?

Agradeço sua atenção e fico à disposição para eventuais dúvidas.

Atenciosamente,

[Seu Nome] [Seu Cargo] [Nome da Empresa] [Telefone] [Email] [Website]."

2. Agradecendo#

Se o objetivo do e-mail for agradecer um parceiro, cliente ou colega de trabalho, tente finaliza-lo demonstrando gratidão, utilizando frases como "Agradeço a atenção", "Muito obrigado(a)" ou "Grato(a) pela sua colaboração".

** Exemplo:**

"Assunto: Agradecimento pelo Suporte

Olá [Nome do Destinatário],

Quero expressar minha gratidão pelo suporte prestado durante o nosso último projeto. Sua dedicação e profissionalismo foram essenciais para atingirmos nossos objetivos.

Agradeço pela sua disposição e fico à disposição para o que for necessário.

Grato(a),

[Seu Nome] [Seu Cargo] [Nome da Empresa] [Telefone] [Email] [Website]"

3. Orçamento#

Quando estiver solicitando ou enviando um orçamento, lembre-se de finalizar o e-mail de forma clara e objetiva, sempre incluindo seus dados para facilitar o retorno, caso necessário.

Exemplo:

"Assunto: Solicitação de Orçamento

Prezada [Nome do Destinatário],

Gostaria de solicitar um orçamento para o fornecimento dos equipamentos descritos no anexo. Precisamos dessas informações para planejar nossa próxima compra e garantir a continuidade do projeto.

Aguardo sua resposta para darmos seguimento ao processo.

Atenciosamente,

[Seu Nome] [Seu Cargo] [Nome da Empresa] [Telefone] [Email] [Website]"

4. Casual#

Em situações informais, como um conversa com outro colega de trabalho, você pode optar por utilizar um tom mais leve e descontraído, adotando expressões como "Até mais", "Abraços" ou "Nos falamos em breve".

Exemplo:

"Assunto: Almoço na Sexta-feira

Oi [Nome do Destinatário],

Vamos almoçar juntos na sexta-feira? Gostaria de discutir algumas ideias para o projeto em um ambiente mais descontraído.

Nos vemos na próxima reunião! Até mais,

[Seu Nome] [Seu Cargo] [Nome da Empresa] [Telefone] [Email]"

5. Em Inglês#

Sabemos que finalizar e-mails em inglês pode ser uma tarefa difícil, porém, existem algumas expressões segura que podem ser utilizadas em diferentes ocasiões.

Para contextos mais formais, termos como "Sincerely", "Best regards" ou "Yours faithfully" são boas opções. Enquanto para comunicações mais casuais, você pode finalizar o e-mail com "Best", "Cheers" ou "Take care".

Exemplo:

"Subject: Meeting Request

Dear [Recipient's Name],

I hope this message finds you well.

I would like to schedule a meeting to discuss the next steps of Project X. Your input will be invaluable for the success of this phase. Could you please let me know your availability for a meeting next week?

Looking forward to hearing from you soon.

Best regards,

[Your Name] [Your Position] [Company Name] [Phone Number] [Email] [Website]"

Notícias desagradáveis#

Aprender como finalizar um e-mail que transmite notícias difíceis requer um cuidado especial, empatia e um certo nível de sensibilidade. Expressões como "Agradecemos pela compreensão" ou "Estamos à disposição para discutir alternativas" ajudam a suavizar a mensagem e podem diminuir o impacto da notícia, sempre mantendo o profissionalismo.

Exemplo:

"Assunto: Mudança no Prazo de Entrega

Prezado(a) [Nome do Destinatário],

Infelizmente, devido a imprevistos no processo de produção, precisaremos adiar o prazo de entrega do projeto para a próxima semana. Entendemos o impacto desta mudança e estamos trabalhando para minimizar qualquer inconveniência.

Lamentamos pelo ocorrido e agradecemos sua compreensão. Estamos à disposição para esclarecer quaisquer dúvidas.

Cordialmente,

[Seu Nome] [Seu Cargo] [Nome da Empresa] [Telefone] [Email] [Website]"

Outros exemplos de como terminar um e-mail#

Além de todos os exemplos que mostramos, existem diversas outras formas de encerrar um e-mail. Confira alguns exemplos:

1. "Aguardo sua confirmação para a reunião, [seu nome]".
2. "Estou à disposição para qualquer dúvida antes da nossa reunião, [seu nome]".
3. "Fico no aguardo da sua resposta para agendarmos o próximo encontro, [seu nome]".
4. "No aguardo de sua resposta para darmos seguimento, [seu nome]".
5. "Fico à disposição para quaisquer informações adicionais, [seu nome]".
6. "Aguardo seu retorno para seguir com as próximas etapas, [seu nome]".
7. "Mais uma vez, agradeço por sua colaboração e fico à disposição, [seu nome]".
8. "Grato(a) pela atenção e espero sua resposta, [seu nome]".
9. "Agradeço desde já e estou à disposição para continuar a conversa, [seu nome]".
10. "Qualquer coisa, é só me avisar, [seu nome]".
11. "Até mais, [seu nome]".
12. "Nos falamos em breve, [seu nome]".
13. "Espero sua confirmação para prosseguirmos com a proposta, [seu nome]".
14. "Aguardando seu retorno para concluir a negociação, [seu nome]".
15. "À disposição para esclarecer qualquer ponto adicional, [seu nome]".

Gatilhos mentais para encerrar um email#

Os gatilhos mentais são estratégias de marketing e vendas que tem o poder de influenciar a tomada de decisões, incentivando pessoas a realizar uma ação.

Eles podem ser utilizados na finalização de um e-mail para aumentar o engajamento e garantir que o destinatário tome a ação desejada, seja ela uma resposta, uma confirmação para uma reunião ou a compra de um produto ou serviço.

A seguir, apresentamos alguns dos principais gatilhos mentais que você pode incorporar ao final de um e-mail:

Prestígio#

"Já ajudamos diversas empresas a alcançar esse resultado, e podemos fazer o mesmo por você!"

Aqui, o objetivo é mostrar ao destinatário que você ou sua empresa podem ajuda-lo a alcançar uma meta, aumentar as vendas, conquistar mais clientes, etc. Caso esteja vendendo um produto ou serviço, destaque como ele pode beneficiar o cliente.

Empoderamento#

"Você tem tudo o que é preciso para utilizar nosso produto/serviço e alcançar seus objetivos."

Ao encerrar o e-mail desta maneira, o leitor se sente confiante e capacitado para alcançar suas metas e objetivos utilizando seu produto, serviço ou solução.

Benefício Direto#

"Nosso produto/serviço não só ajuda a fazer (atividade) de forma mais eficiente, como também traz (outros benefícios) que irão simplificar ainda mais seu dia a dia."

Focar nos benefícios e vantagens concretos do que está sendo oferecido é uma ótima forma de conquistar a atenção do cliente e fazer com que ele enxergue valor no seu produto ou serviço.

Visualização#

"Imagine como será sua rotina depois de otimizar sua produtividade com nosso produto. Com mais tempo livre e melhores resultados, como você se sentirá atingindo suas metas com facilidade?"

Ajude o destinatário a visualizar os impactos positivos que ele terá ao adotar sua solução. Desperte a imaginação do leitor, fazendo-o projetar os benefícios no contexto da vida dele.

Conexão#

"Entendo perfeitamente sua situação, porque eu também passei por isso..."

Por fim, uma excelente estratégia para conquistar o destinatário é criar um vínculo de identificação e mostrar que você genuinamente compreende o que ele está passando, pois já enfrentou o mesmo desafio.

As pessoas costumam confiar mais quando sentem que quem está do outro lado já vivenciou problemas semelhantes.

Como colocar assinatura no Gmail?#

Utilizar a assinatura automática do Google pode ser uma excelente forma de finalizar seus e-mails, passar uma imagem mais profissional e fortalecer sua presença digital. Veja como adicionar uma assinatura ao seu e-mail de maneira prática e eficiente:

1. Acesse as configurações do Gmail#

Depois de entrar na sua conta do Gmail, clique no ícone de engrenagem localizado no canto superior direito da tela.

Escolha a opção "Ver todas as configurações" para acessar as configurações completas do seu e-mail.

2. Encontre a aba "Geral"#

Dentro das configurações, selecione a aba "Geral". Desça a página até encontrar a área de assinatura. Habilite a função de assinatura marcando a caixa correspondente, o que é essencial para começar a personalização.

3. Habilite a criação da assinatura#

Com a assinatura ativada, você poderá criar o seu texto personalizado. Use o campo de edição disponível para inserir sua assinatura e, se quiser, aplique estilos como negrito, itálico ou diferentes cores para destacar seu texto, alinhando-o à sua identidade profissional.

4. Insira links e imagens#

Para adicionar links, selecione o texto desejado e clique no ícone de link na barra de ferramentas. Caso queira incluir imagens, utilize o ícone apropriado e insira o URL da imagem que você quer adicionar.

5. Salve suas configurações#

Depois de finalizar a personalização, role até o fim da página e clique em "Salvar alterações". Isso garantirá que sua assinatura seja aplicada em todos os e-mails futuros.

6. Verifique a assinatura em um novo e-mail#

Para conferir como ficou, abra um novo e-mail e veja como sua assinatura é exibida. Certifique-se de que a formatação e os elementos estejam de acordo com o que você planejou.

Aprendeu como finalizar um email?#

É crucial saber como encerrar um e-mail para obter sucesso no e-mail marketing. Um e-mail bem estruturado cria uma conexão mais forte com seu público.

Esperamos que este texto tenha sido útil para compreender como finalizar um e-mail profissionalmente. É fundamental manter uma postura respeitosa e profissional, independentemente do contexto ou destinatário.

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