6 vantagens da automação de processos + como implementar

Com as atividades empresariais cada vez mais pautadas na tecnologia, é normal que mais gestores busquem conhecer as vantagens da automação de processos e as melhores formas de implementar a metodologia.

Com isso, houve um aumento significativo na busca por estratégias como o RPA, ou "automação robótica de processos", e outras soluções — cuja expectativa de crescimento é de US$12 bilhões até 2030, de acordo com a previsão do Statista.

Em um cenário de crescimento da estratégia, para se manter competitiva, sua empresa precisa saber as vantagens da automação de processos, entender o impacto da disciplina no seu fluxo de trabalho e, sobretudo, como aplicá-la.

Se você deseja compreender mais sobre o tema, continue a leitura. Nos próximos parágrafos, explicamos o que é a automação de processos e como o processo te ajuda a melhorar a produtividade e a lucratividade do seu negócio.

O que é a automação de processos?#

Define-se como automação de processos o processo de realização de certas atividades burocráticas e repetitivas de forma automática. Para isso, utiliza-se programas específicos, que, além da execução em si, mantém um registro completo sobre as ações realizadas, os responsáveis pelas etapas e seu o tempo de duração.

Atualmente, a automação nos processos de trabalho gera impactos em empresas de todos os nichos, em inúmeros setores, graças à versatilidade, possibilidade de integração entre as equipes e uma comunicação muito mais alinhada entre as diversas áreas.

Por exemplo: uma empresa que produz móveis pode, com a automação de processos:

• receber a demanda;
• iniciar a produção e solicitar a entrega de matéria-prima;
• atualizar os registros de estoque;
• notificar as pessoas envolvidas no projeto;
• coletar dados sobre o tempo de duração do processo;
• finalizar a produção e encaminhar o produto para o setor de despacho e envio ao cliente.

Tudo isso ocorre de forma automática, com ferramentas específicas, configuradas pela gestão com regras sobre a produção e informações-chave. Assim, é possível identificar e corrigir erros, sempre que possível, antes que se tornem um prejuízo ao negócio.

Os impactos da automação no processo de trabalho#

Apenas com o exemplo acima, fica claro o quanto uma das principais vantagens da automação de processos é o seu impacto na organização, certo?

Afinal, com as ferramentas adequadas, o time define e monitora o vai e vem das atividades de forma eficiente e focada no objetivo principal da empresa.

E tem mais! Veja outros aspectos beneficiados pela automação de processos.

Maximização dos lucros#

A automação permite que uma empresa funcione 24 horas por dia, sem a necessidade de pausas, como no caso de atividades realizadas por colaboradores humanos.

Com o fluxo de execução, além de reduzir o investimento em encargos trabalhistas, há o aumento exponencial da receita do seu negócio.

Redução de tempo na execução das atividades#

Imagine que um colaborador leve 10 minutos para executar uma cadeia de atividades como a que apresentamos acima (receber a demanda, destacar a matéria-prima, atualizar estoque, produzir, comunicar os demais responsáveis, identificar eventuais falhas e, por fim, entregar o produto). Com a automação, esse tempo cai consideravelmente.

Isso porque, graças às ferramentas e vantagens da automação de processos, ao receber a demanda, o programa responsável já solicita a matéria-prima, atualiza o estoque, notifica as pessoas envolvidas e começa a preparação do produto em poucos segundos.

Diminuição de erros#

As ferramentas de automação de processos funcionam com base em regras predefinidas pela gestão: o quê, quando e como fazer, quais indicadores monitorar, quais pessoas notificar, quais procedimentos priorizar.

Isso garante a realização padronizada dos procedimentos, com chances mínimas de erros.

Além disso, ferramentas sofisticadas, como o RPA, podem até realizar análises de dados para tornar a tomada de decisões mais assertiva e segura.

Melhoria na qualidade das entregas#

Por basear-se em regras estritas, uma das grandes vantagens da automação de processos é a melhoria na qualidade das entregas. Isso se dá, principalmente, devido à padronização das atividades.

Além disso, a execução fica muito mais rápida, o que permite que o tempo "extra", antes utilizado para executar manualmente atividades passíveis de erros, seja melhor aproveitado pelas equipes envolvidas na demanda.

Possibilidade de realocação de recursos#

Quando a automação de processos passa a executar determinadas atividades de uma empresa, os colaboradores que antes eram responsáveis por essas ações se tornam peças estratégicas. Assim, podem se deslocar para setores nos quais haja melhor aproveitamento de seus esforços.

Também é possível redirecionar os recursos financeiros. Se você mantinha uma máquina alugada para determinada atividade que se tornou automática, por exemplo, há economia no valor — que pode ser investido em outro aspecto mais proveitoso para seu negócio.

As vantagens da automação de processos#

Além de promover um fluxo de trabalho mais organizado, com possibilidades de melhorias e novas oportunidades de crescimento, a automação de processos tem vantagens pontuais, como:

• facilidade no acesso e na circulação de informações entre os setores;
• diminuição nos custos de produção (tanto em tempo de atividades quanto em recursos financeiros);
• gestão mais ágil e eficaz;
• identificação de novas oportunidades de melhorias no fluxo;
• redução de gargalos e erros;
• mais competitividade.

Tudo isso, claro, além de auxiliar no crescimento da produtividade de maneira eficiente. Contudo, para desfrutar das vantagens da automação de processos, é preciso, mais do que entender a sua necessidade, compreender como implementar a metodologia.

Como implementar a automação de processos#

O primeiro passo para saber como implementar a automação de processos é identificar e definir, de forma clara, as suas necessidades e objetivos. Saber quais atividades e quais setores melhor se beneficiam da automação pode ser um início promissor para a transformação digital no seu negócio.

Para isso, desenvolva o mapeamento dos processos. Trata-se de um guia visual e didático com todas as informações sobre as atividades do seu negócio. É a partir desses dados que você faz a automação e as melhorias necessárias para otimizar o seu fluxo.

Com ele, você também identifica oportunidades de crescimento e eventuais falhas ou processos redundantes e desnecessários, que causam prejuízos e atrasos ao negócio como um todo.

Por isso, é essencial contar com uma plataforma de gestão e automação completa, capaz de organizar as atividades, monitorar o tempo de execução de cada uma e oferecer insights valiosos sobre as ferramentas que mais podem te ajudar.

Com esses e outros dados estratégicos em mãos, você garante uma parceria de sucesso para um futuro muito mais produtivo e organizado para a sua empresa.

Este artigo foi escrito pela Lecom, empresa referência na Gestão Inteligente de Processos, oferecendo ao mercado uma plataforma de BPMS (Business Process Management Suite ou System) para automatizar, executar, melhorar e gerenciar processos.