O que é Kaizen? Saiba como aplicar

Para conhecer o que é Kaizen, é preciso entender a origem do termo e também qual é a filosofia aplicada através desse termo e ele pode ajudar a melhorar processos dentro da sua empresa.

Ao utilizar essa filosofia você estará apto a entregar produtos e serviços com mais qualidade para o consumidor, reduzir os custos da sua empresa e melhorar a produtividade da sua equipe.

São tantas vantagens que muitas empresas decidem aplicar essa filosofia, que, apesar de ser muito utilizada no mundo dos negócios, também pode ser aplicada em outras áreas de âmbito pessoal. 

Para que você conheça essa metodologia, entenda o que é Kaizen e saiba como aplicá-la na sua empresa apresentaremos um artigo cheio de conteúdo e todas as informações que você precisa saber. 

O que é Kaizen?#

Kaizen é um termo em japonês que significa "mudar para melhor", quando aplicado aos negócios ele se refere a busca por processos que permitam que a sua empresa seja mais produtiva,  ofereça mais qualidade e tenha menor gasto.

O autor Maasaki Imai, traduz essa filosofia como uma maneira de viver tanto no seu ambiente profissional quanto no pessoal com foco em manter um esforço constante, para alcançar melhorias.

Não é atoa, que Kaizen o que é está relacionado ao processo de melhoria contínua dentro de uma empresa. 

Maasaki Imai é considerado o pai do Kaizen e para ele a aplicação do Kaizen em ambientes profissionais é muito importante.

Ela envolve todos os membros dentro da empresa, desde gestores até colaboradores que desempenham funções mais básicas. 

Mas para que isso aconteça, o senso de coletivo deve prevalecer sobre o individual, os colaboradores devem ser vistos como o projeto mais valioso dentro da empresa, e por isso devem ser incentivados a direcionar seus trabalhos para as metas compartilhadas da empresa, mas sem abdicar das suas necessidades pessoais.

Além disso, para a aplicação do Kaizen deve-se seguir alguns mandamentos básicos, que veremos mais adiante e ao longo deste artigo.

A importância dos líderes para a aplicação do Kaizen#

Como já mencionamos, e agora você já sabe o que é Kaizen e sua filosofia, é importante destacar que para a aplicação desse método a empresa deve disseminar o senso de coletividade entre os seus colaboradores.

Os líderes e gestores possuem um importante papel em fazer com que os colaboradores consigam visualizar que também fazem parte da empresa, além de mantê-los alinhados com os objetivos, valores e missão.

Entretanto, é preciso saber como liderar, conhecer técnicas de motivação para equipe,  estimular bom relacionamento entre os colaboradores e criar um ambiente de trabalho adequado. 

Embora pareça um processo natural, alguns líderes podem sentir-se inseguros ao realizar esse gerenciamento de equipe.

E consequentemente conduzir uma equipe para que ela possa apresentar um desempenho adequado, e posteriormente para que você possa aplicar os princípios filosóficos do Kaizen, se torna um desafio. 

Até mesmo saber como dar um feedback para os membros da sua equipe de uma maneira mais leve e amigável é importante para que você possa trabalhar nos processos de melhoria contínua dentro da sua empresa. 

Por isso, é necessário buscar qualificação dentro do mercado e na sua área de atuação e saber que para ser um bom líder ou gestor é preciso muito mais do que apenas conhecer as técnicas de liderança.

Para aqueles líderes que ocuparam seus cargos recentemente, ou possam se sentir inseguros com as habilidades de liderança o curso Liderança e gestão de pessoas e equipes foi criado para quem deseja aprender a transformar sua equipe em uma equipe resiliente e  com capacidade para superar os obstáculos e desafios. 

Nesse curso você não terá acesso apenas aos conceitos e técnicas de liderança, como também assuntos que um líder precisa lidar no seu dia a dia.

Dentre esses assuntos podemos listar a avaliação de competências e desempenho, capacidades pessoais, relacionamento e comunicação profissionais, PDCA e outros

Através deste curso você vai aprender a liderar a sua equipe com cordialidade e empatia, e então estará mais preparado para incentivar a sua equipe a conhecer metodologias novas.

 E a sua equipe fará melhor proveito da aplicação do princípio Kaizen. 

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Como surgiu o princípio Kaizen?#

Assim como outras ferramentas e conceitos que remetem a melhoria de qualidade, o princípio Kaizen surgiu logo após a segunda guerra mundial.

Naquela época a economia do japão não possuía muitos recursos, e para competir com os concorrentes fortes, como a Ford, era preciso desenvolver técnicas que visam evitar o desperdício. 

A partir dessa premissa surge o conceito Kaizen, outras ferramentas e modelos que indicaram  que para produzir mais, utilizando menos recursos, é necessário melhorar a qualidade de todo o processo de produção.

Desde então, a filosofia Kaizen foi se difundindo, e sendo aplicado para diferentes finalidades.

É importante lembrar que a filosofia de o que é Kaizen e outras metodologias nascem dentro de um contexto onde o Lean Manufacturing, que é uma metodologia de melhoria de processos muito mais completa, já está aplicado.

Para saber mais sobre a aplicação da metodologia Lean, conheça o curso Lean Logistics terá acesso a um conteúdo focado em melhoria contínua.

Conhecerá a aplicação da estratégia Just in time, compreenderá como você pode superar os desafios aplicando e implementando o Lean logistics a sua empresa, como utilizar indicadores para monitoramento de resultados, como identificar nos processos administrativos as atividades que agregam ou não  para a sua eficiência.

Você terá acesso a 8 horas de conteúdo, vídeos, leituras e exercícios e ainda vai garantir um certificado ao concluir o curso para qualificar o seu currículo. 

Premissas da filosofia Kaizen#

Se você está pensando em aplicar o que é Kaizen ao seu negócio, é preciso conhecer algumas das premissas que fazem parte dessa filosofia. 

• Minimizar desperdícios: Essa premissa só é alcançada quando melhorias são aplicadas continuamente.
• Uma empresa deve obter lucros: quando aplicados os processos de melhoria da qualidade e minimizados os gastos devem resultar em maiores lucros.
• Todos os colaboradores devem estar envolvidos: já mencionamos que os gestores  possuem um importante papel de inclusão da equipe.
• Kaizen é uma estratégia aplicável: Não são necessários grandes investimentos para que se tenha melhora na produtividade.
• Utiliza uma gestão visual como base: Com transparência de procedimentos, gastos, lucros e desperdícios são visíveis aos olhares de todos.
• Kaizen é orientado a processos: tornando-o mais aplicável e prático.
• Funcionários devem ser participativos: Os funcionários devem estar alinhados com os objetivos da empresa e se sentirem parte dela. 

Aplicações do Método Kaizen#

Você já aprendeu o que é Kaizen, agora vamos abordar sobre sua aplicação e aspectos importantes de cada uma delas.

Para que  o Kaizen possa ser aplicado da maneira correta é preciso estabelecer, e encontrar, quais são as prioridades de cada processo passível de melhoria. 

O foco do Kaizen são aquelas atividades que têm alto impacto nos resultados a partir de um menor esforço na empresa.

Método Kaizen aplicado a produção#

Utilizando o exemplo do sistema Toyota de produção, temos quatro processos, ou etapas, principais onde o Kaizen pode ser aplicado.

Esses processos são:  mão de obra, método, material e máquina. Confira a agora a importância de aplicação do Kaizen nas etapas de produção:

• Mão de obra:  A aplicação do  Kaizen, nesse processo, deve ser executada através da implementação de procedimentos padrão, ou seja, é essencial criar uma rotina com base na experiência dos trabalhadores. O padrão permite minimizar os erros e observar os movimentos que causam mais desperdícios dentro de um processo.
• Método: Kaizen pode ser utilizado tanto para melhorar processos já existentes, como também para a criação de projetos eficientes para minimizar os custos e alcançar resultados mais rapidamente.
• Material: Ter estoque de um produto é ter o dinheiro parado, por isso deve-se promover um sistema de produção onde os produtos são produzidos com base na sua demanda, e utiliza-se a estratégia Just in time. 
• Máquinas: Kaizen pode ser utilizado para aumentar a disponibilidade de máquinas durante os processos de produção, através de manutenções preventivas que possam gerar falhas.

Método Kaizen aplicado à administração#

Para que Kaizen possa ser aplicado nos processos de gestão e liderança é necessário que o gestor ou gerente dedique cerca de 50% do seu tempo para garantir progresso e também implantação na sua equipe de trabalho.

Ele deve ser aplicado desde as tarefas mais básicas como reutilização de papéis até tarefas mais complexas como compartilhamento de informações entre os colaboradores.

É a missão do gerente padronizar essas práticas e difundi-las entre os colaboradores da empresa. 

Método Kaizen para grupo #

Para a aplicação da filosofia Kaizen devem ser formados grupos, dentro da empresa, com profissionais multidisciplinares e de todos os níveis hierárquicos.

Pois, lembre-se que no ambiente de trabalho o Kaizen também está associado com o processo de trabalho e em equipe.

O objetivo da formação desses grupos é trazer problemas que possam ser discutidos, aprender as técnicas e oferecer soluções. 

Os grupos precisam ser guiados por um líder que ficará responsável por oferecer informações a respeito do andamento dos processos e também elaborar o plano de ação.

É possível utilizar diferentes ferramentas para a definição de soluções, e dependendo da aplicabilidade você pode utilizar as 7 ferramentas da qualidade.

As 7 ferramentas da qualidade são um grupo de ferramentas utilizadas para tornar seus processos dentro da empresa mais eficientes e possuem diferentes aplicações de acordo com a ferramenta.

No curso as 7 ferramentas da qualidade você conhece cada uma delas, sua aplicabilidade e também exemplos práticos para poder utilizá-la na solução de problemas da sua empresa.

São 3 horas de videoaula, 18 recursos para download e certificado de conclusão ao final do curso. 

Método Kaizen voltado para pessoas#

É aplicado para estimular pessoas a demonstrarem mais empenho no momento de realizar suas tarefas.

Esse sistema permite dinamismo e funcionalidade  podendo até mesmo ser utilizado para avaliar os funcionários.

Como aplicar a Kaizen na sua empresa#

Gostou de saber o que é Kaizen e suas possíveis aplicações? Agora você vai entender como você pode aplicá-lo na sua empresa. 

Crie o seu grupo Kaizen#

Para implementar o que é Kaizen na sua empresa é necessário formar uma equipe com cerca de 5 até 10 participantes. 

Esse grupo será encarregado de analisar e definir quais são os processos passíveis de melhoria, quais devem ser as prioridades e encontrar possíveis soluções a partir do processo de brainstorming.

Ou seja, esse será encarregado de pensar em todo o planejamento e trabalhar na melhoria dos processos evitando gastos desnecessários.

Priorize o que deve resolvido#

Depois de formado o grupo Kaizen, o grupo deve realizar um brainstorming para encontrar quais atividades podem ser melhoradas dentro da empresa e em quais áreas ou setores elas se encontram.

Essa análise deve ser realizada entre a sua equipe,  e por isso é papel do gestor ou líder estabelecer um bom relacionamento entre os membros e permitir  que eles se sintam encorajados para falar abertamente sobre os problemas que eles identificam dentro da empresa.

Encontre soluções#

Como parte do plano de ação, o próximo passo é fazer um brainstorming das soluções, para facilitar você pode utilizar um fluxograma. 

Encoraje todos os membros do grupo a participar do processo decisório de soluções, é preciso trazer novas ideias e também trabalhar para melhorar aquelas soluções antigas, eles precisam sentir que estão fazendo parte do processo de solução.

Para encontrar oportunidades de melhoria você pode utilizar o ciclo PDCA, e você pode aprender a utilizá-lo no curso de liderança que mencionamos mais acima. 

Teste as soluções#

Depois de elaborar o seu plano de ação com as soluções para os problemas apresentados, é preciso testá-la em um projeto piloto antes de implementá-la em um processo real da empresa.

Após o teste, você ainda precisará coletar dados e analisar resultados, a fim de identificar se esses resultados alcançaram ou não as expectativas da sua equipe. 

Aplique a solução#

Se você e seu time ficaram satisfeitos com o resultado, é hora de implementar a solução em grande escala.

Se assegure que todos os membros da equipe tenham conhecimento de que essa solução foi implementada e façam uso dela.

E no final, não deixe de refazer o processo para aplicar as soluções Kaizen em outras possibilidades, Kaizen deve se tornar um hábito dentro da sua empresa. 

Benefícios de aplicar o Kaizen#

Agora que você já sabe como implementar o Kaizen na sua empresa vamos falar abertamente sobre os benefícios que aplicá-lo pode trazer para o seu negócio.

• Redução de desperdício: Mencionamos ainda no primeiro tópico quando explicamos o que é Kaizen sobre ele ser um processo onde você minimiza os gastos e desperdícios. Estejam esses desperdícios relacionados com recursos físicos ou até mesmo rendimento no trabalho.
• Ambiente agradável: Aplicar a metodologia Kaizen faz com que a equipe melhore o relacionamento e também interajam mais criando um ambiente mais colaborativo e melhorando o clima organizacional.
• Novas oportunidades: Toda a equipe Kaizen tem a oportunidade de mostrar e desenvolver as suas habilidades, é preciso que todos atuem em conjunto e esse cenário cria a possibilidade crescimento e trocas de experiências

. 

• Melhoria de qualidade dos produtos e serviços: Melhorar os processos dentro de uma empresa continuamente implica também na melhoria da qualidade do que sua empresa pode oferecer para os clientes. 

Conheça os 5S do Kaizen#

Os 5S são base para que você possa entender  o que é Kaizen e trabalhar os princípios como indivíduo. 

Eles objetivam na criação de uma organização, limpa e ordem visual para melhorar a rentabilidade e eficiência de forma padronizada.

• Seiri (organização): Se refere ao senso de organização para conseguir distinguir o necessário do desnecessário. Mantenha com você apenas o que você utiliza e remova as distrações do seu escritório.
• Seiton (ordenar) : Ordene as coisas de maneira que faça sentido, utilize as ferramentas certas e tenha tudo organizado e à sua disposição para quando for necessário utilizar. 
• Seiso (Limpeza) : Mantenha o seu ambiente de trabalho limpo e organizado, equipamentos com manutenção em dia, iluminação e ventilação adequadas para promover a motivação e o bem-estar.
• Seiketsu (limpeza padronizada): Você precisa criar um padrão que permita que você e os colaboradores possam manter boas práticas, limpeza e organização. 
• Shitsuki (Disciplina): Nada mais é do que manter um esforço coletivo para que tudo mantenha e funcione em uma ordem.

Depois de saber o que é Kaizen dê o próximo passo…#

Nesse artigo, apresentamos o que é Kaizen e toda a filosofia que está envolvida nessa palavra que tem origem no Japão.

Também apresentamos como você pode aplicá-la no seu negócio e quais são as ferramentas que podem te ajudar a ter sucesso e melhorar a qualidade no seu ambiente de trabalho.

O próximo passo é entender como aplicar cada uma dessas ferramentas e aplicá-las as questões que você percebe que pode encontrar melhorias. 

Bons estudos!