Plano de ação: O que é e como fazer?

Um plano de ação é uma ferramenta essencial para que você consiga desenvolver o seu negócio através do estabelecimento de metas e obtenção de melhores resultados.

É através dessa ferramenta que você pode acompanhar a realização de atividades e ações planejadas para impedir que alguma delas fique para trás.

Ele também permite que você mantenha o controle da sua equipe, através do reconhecimento dos responsáveis em realizar cada uma das tarefas e quem deixou de fazê-las.

Ou seja, se você tem um negócio virtual e deseja melhorar a sua gestão, o plano de ação pode contribuir para que você torne a sua gestão mais eficiente.

Para que você compreenda mais sobre como elaborar um plano de ação e aplicá-lo ao seu negócio continue a leitura deste artigo.

O que é plano de ação?#

Para iniciar nosso assunto iremos primeiramente definir o que é um plano de ação, mas antes saiba que ele pode ser reconhecido por outras nomenclaturas como plano de trabalho ou ainda plano de atividades.

O plano de ação é uma ferramenta de gestão que é utilizada para que você possa fazer o planejamento e controle de ações e atividades dentro do seu negócio.

Através de um plano de ação é possível determinar quais são as ações necessárias para que você alcance os seus objetivos.

Também é um documento onde você registra os principais pontos necessários para a realização da sua estratégia.

Dentro desses pontos estão incluídos: os cronogramas e prazos que devem ser cumpridos, as tarefas que devem ser realizadas e os responsáveis por realizá-las e o investimento necessário para o projeto. 

Podemos resumir o plano de ação como um documento utilizado para fazer planejamento e colocar uma estratégia em prática.

Dessa forma, ele permite que todas as decisões sejam tomadas antes de serem colocadas em prática, e por conta disso é possível ser mais assertivo, pois é possível solucionar problemas previamente.

O que é muito importante se você deseja aplicar estratégias de marketing digital ao seu negócio, por exemplo.

Ele é uma ferramenta muito indicada para alcançar soluções a curto prazo, ainda podemos separar o plano de ação em duas categorias distintas.

Plano de ação empresarial#

Em negócios o plano de ação é uma ferramenta indispensável para a conquista de objetivos organizacionais.

Pois, ele vai direcionar todas as ações de uma equipe e também permitir que a equipe visualize quais são as metas que devem ser atingidas.

Um plano de ação empresarial pode ser utilizado em diversas ocasiões como:

• Gestão de projetos
• Avaliação e gestão de riscos
• Desenvolvimento empresarial
• Planejamento estratégico
• Execução de plano de negócios

Plano de ação pessoal#

O plano de ação pessoal visa auxiliar um único indivíduo a alcançar os seus próprios objetivos.

Ele pode ser utilizado com base nos mais diversos objetivos como:

• Obtenção de um novo emprego
• Gerir os seus projetos individuais
• Empreender
• Comprar um carro seminovo ou novo ou uma casa
• Melhorar o relacionamento com os familiares
• Estudar

Desde que você tenha um objetivo definido para alcançar, é possível utilizar o plano de ação.

Por que é importante fazer um plano de ação?#

Deixar de planejar é um erro bastante comum quando uma empresa precisa alcançar resultados rápidos. 

E a falta de planejamento pode impedir que você e a sua equipe saibam quais são as tarefas que devem se tornar prioridade para que você possa alcançar uma meta.

Em prática, é o plano de ação que irá te mostrar qual é o caminho mais eficiente para que você possa cumprir o seu objetivo.

Por ser uma ferramenta de elaboração simples permite a visualização mais objetiva do que você precisa cumprir.

Dessa forma, o plano de ação permite que você e as suas equipes possam criar uma cultura organizacional para o seu negócio.

A cultura organizacional faz com que os planos e objetivos da sua empresa estejam alinhados com os objetivos da sua equipe.

Assim é possível economizar tempo durante as tomadas de decisões uma vez que todos já estão informados do que deve ser realizado.

Conheça a ferramenta GestãoClick#

Além de um plano de ação, para que você possa obter sucesso no gerenciamento do seu negócio, é preciso automatizar e simplificar alguns processos mais básicos.

E dependendo do segmento do seu negócio esse processo pode ser facilitado através de uma ferramenta como GestãoClick.

O GestãoClick é um software que permite que você controle os principais processos do seu negócio em um só lugar.

Através do GestãoClick você pode realizar o controle financeiro, controle de estoque, orçamento e vendas, realizar a emissão de notas fiscais, emitir boletos bancários e integrá-lo com as principais plataformas disponíveis no mercado.

Você pode fazer o uso desse software em diferentes segmentos, desde lojas, até assistências técnicas e empresas da Web.

Otimize a gestão do seu negócio utilizando essa ferramenta. 

Como fazer o seu plano de ação#

Elaborar um plano de ação envolve estar atento a  alguns detalhes referentes a sua equipe e a atividade que eles irão desempenhar.

Apesar disso, veremos neste tópico que não existem grandes dificuldades para que você elabore o seu.

Você pode montar o seu plano de ação em 5 passos básicos. Esses 5 passos incluem as etapas de:

• Iniciação
• Planejamento
• Execução
• Monitoramento
• Encerramento

Portanto, a estrutura do seu plano de ação deve seguir essas etapas. Vamos compreender agora o que consiste em cada uma dessas etapas.

Iniciação #

A iniciação é uma das etapas mais importantes, pois é nessa etapa que você irá definir quais são os objetivos que devem ser alcançados. 

É através do seu objetivo que você deve estruturar o seu plano de ação e é ele que irá definir todo o restante, como as metas e ações que serão realizadas para alcançá-lo. 

A pessoa responsável por elaborar o plano de ação deve ter um conhecimento amplo do negócio, pois ela também será responsável por delegar funções para as equipes envolvidas.

E ela  deve compreender de que forma cada equipe irá contribuir para que sua empresa alcance os seus objetivos.

Planejamento#

Depois de definir o objetivo do seu plano de ação, é na etapa de planejamento onde ele começa a ser estruturado. 

É nessa etapa onde são definidas as ações, metas e também os KPIs que irão contribuir para que você consiga alcançar os seus objetivos.

Aqui é importante estar atento para definir metas que sejam tangíveis e mensuráveis, e que permitam que você e as equipes envolvidas possam visualizar o que foi realizado em determinado período.

A definição de metas tangíveis e mensuráveis permitem que a equipe se mantenha motivada e que também possa ser realizado um acompanhamento e avaliação de desempenho dessa equipe.

Na etapa do planejamento também são definidos:

• Cronograma
• Quais os profissionais estão envolvidos
• Investimentos

Também é possível elaborar um plano de ação secundário que demonstre quais são as exigências para que cada ação executada seja bem sucedida.

No plano de ação secundário pode ser incluído:

• Risco do projeto
• Qualidade
• Recursos humanos
• Equipamentos necessários

É importante se comunicar com a sua equipe, por isso converse com os responsáveis sobre cada tarefa que está sendo atribuída a ele.

Execução #

Essa é a etapa de colocar o seu plano de ação em prática, e para facilitar você deve seguir o cronograma que foi definido.

Também é imprescindível que esse cronograma esteja visível para todos os colaboradores envolvidos nas atividades e ações.

Nessa etapa são alocados os recursos humanos e financeiros definidos na etapa do planejamento.

Durante a execução é importante acompanhar de perto se as equipes responsáveis estão desempenhando as atividades que foram atribuídas a elas.

Monitoramento#

Durante o monitoramento você acompanha a evolução geral do plano de ação.

É no monitoramento onde você irá acompanhar os responsáveis por executar as atividades descritas no plano de ação e verificar se elas estão sendo desenvolvidas seguindo o planejamento.

As avaliações devem ser realizadas com certa periodicidade para evitar que um problema surja durante a execução.

Quanto mais rápido um problema for identificado, mais chances de criar uma solução, e soluções rápidas permitem que a empresa sofra menos consequências.

Quando um problema for identificado é necessário trabalhar para identificar as suas causas a fim de encontrar a solução mais adequada para a sua resolução.

E não se esqueça que você pode ajustar as etapas do processo para garantir que o plano de ação não seja prejudicado.

Encerramento#

A fase de encerramento é fundamental para avaliar o seu plano de ação, pois nela o plano de ação deve ser revisto.

Também é importante transferir as informações para um documento onde será possível avaliar quais foram os resultados obtidos através da implementação desse plano de ação.

Ou seja, na etapa de encerramento é onde todas as informações de análise do plano de ação são documentadas, bem como todos os problemas e aprendizados obtidos durante o processo de implementação.

Todos os envolvidos no projeto devem receber uma cópia desse documento, essa fase é importante para a implementação dos planos de ação seguintes.

Faça o seu plano de ação com o Kittl#

Para que todos os membros da sua equipe tenham facilidade em visualizar o plano de ação é importante você representá-lo visualmente.

Você pode utilizar a ferramenta Kittl que possui diversos recursos que permitem que você elabore um plano de ação visualmente bonito e de fácil compreensão.

E o melhor é que você não precisa ser um expert em design para usar o Kittl, pois ele possui um editor fácil.

Ou você pode escolher entre os templates já prontos para utilizar, basta você editar da maneira que preferir.

A vantagem de utilizar o Kittl é que você pode compartilhar o arquivo com a sua equipe e realizar edições simultâneas.

Metodologias para plano de ação#

Você sabia que pode aplicar algumas metodologias para facilitar a gestão de algumas etapas do seu plano de ação? Vamos apresenta-las a seguir.

Metodologia SMART#

A metodologia Smart é uma metodologia que permite que você defina metas eficientes, pois ela está baseada em  5 fatores:

• Específico: O seu objetivo não pode ser um objetivo genérico, ele precisa ser um objetivo específico e por isso o resultado que você deseja alcançar deve ser claro.
• Mensurável: A sua meta deve ser mensurável e permitir que você acompanhe a eficiência da sua equipe e se no final ela foi alcançada.
• Alcançável: A meta deve ser alcançável, viável e possível de ser conquistada.
• Relevante: A meta deve ser relevante e permitir que você alcance o seu objetivo, se ela não permitir que você alcance seus objetivos organizacionais ela não é uma boa meta.
• Temporal: Ela deve ter um prazo limite determinado para que ela seja alcançada.

Utilize a metodologia SMART para criar objetivos que realmente possam ser alcançados através do seu plano de ação.

Metodologia PDCA #

A metodologia utilizada para controle e melhoria contínua de produtos e processos, através dela você pode criar fluxos de trabalhos estratégicos.

Ele consiste nas seguintes etapas:

• Planejar (Plan): Planejamento do trabalho que será realizado através do plano de ação como a definição dos objetivos, métodos e ações necessárias para que eles sejam alcançados.
• Fazer (Do): Nessa etapa é hora de realizar o trabalho de acordo com o plano de ação e por isso você deve engajar e preparar os colaboradores para realizar esse processo.
• Checar (Check): Monitorar e avaliar o que está sendo realizado e identificar se ocorreram incongruências com o que foi planejado.
• Agir (act): É preciso utilizar os dados obtidos anteriormente, solucionar as incongruências que foram encontradas para padronizar o plano.

Esteja atento! O PDCA é um ciclo contínuo e dessa maneira ele permite que você promova melhoria contínua pois as saídas do PDCA o retroalimentam.

Você deve trabalhar cada etapa do PDCA com atenção, muitas empresas trabalham bem as etapas de planejar e de fazer, mas se esquecem de checar e agir.

As etapas finais do PDCA são essenciais para que você possa desenvolver melhorias nos processos.

Metodologia ver e agir#

Essa é uma metodologia que tem seu foco na resolução de problemas, você pode utilizá-las se o seu plano de ação apresentar falhas.

Para aplicar esse método você deve seguir as cinco etapas:

• Definir: Realiza-se um levantamento dos problemas da empresa e as suas possíveis resoluções a partir de uma reunião onde as equipes compartilham suas ideias.
• Priorizar: Definem-se quais são os problemas que devem ser resolvidos com mais prioridade.
• Descrever: A equipe deve estruturar ações para conseguir resolver o problema.
• Executar: A fase de execução baseia-se em solucionar o problema em si.
• Monitorar e recolher dados: Mensuração das ações executadas.

Metodologia 5W2H#

Essa metodologia é mais do que apenas um checklist de atividades, embora o seu nome possa parecer complicado ela é muito simples.

A sigla para essa metodologia são os sete dizeres que sustentam a metodologia:

• What (o que será feito?): É realizada uma descrição de todas as etapas que são necessárias para que você possa alcançar o objetivo proposto.
• Why (por que será feito?): É a justificativa de motivo que o plano de ação está sendo realizado.
• Where (onde será feito?): O local onde o plano de ação será realizado.
• When (quando será feito?): É o prazo para que todas as ações sejam realizadas.
• Who (por quem será feito?): Os envolvidos em executar as operações.
• How (como será feito?): Define qual será a metodologia aplicada para realizar as ações.
• How much (quanto vai custar?): Quanto custará os investimentos que devem ser aplicados.

A base para realizar o plano de ação 5W2H é formada  pelas respostas para essas sete perguntas essenciais de qualquer projeto ou planejamento. 

Com as respostas em mãos, você terá um mapa de atividades que vai ajudar a tornar a execução muito mais clara e efetiva.

Modelo de plano de ação#

Para que você possa montar o seu próprio plano de ação separamos um exemplo com algumas das informações básicas que um plano de ação deve conter. Confira: 

• O Assunto a ser tratado
• Objetivo do plano de ação
• Responsável pela elaboração do plano de ação
• Identificação do item
• Atividade
• Recursos necessários
• Responsável pela atividade
• Data de início
• Data de término
• Observações

Onde o plano de ação pode ser aplicado?#

Se você ainda está com dúvidas sobre a aplicação do seu plano de ação, trouxemos as situações mais comuns para o seu uso e aplicação.

Planejamento tático, estratégico e operacional#

Seu uso é bastante comum quando as empresas desejam, de fato, tirar o planejamento estratégico do papel. 

Ela é uma ferramenta que geralmente é utilizada para planejar e acompanhar implementações de ações estratégicas, podendo ser adicionados indicadores estratégicos de seu histórico e de seu progresso.

Gestão de projetos#

Você pode utilizar o plano de ação para gerir os seus projetos de baixa complexibilidade e que possuam atividades sequenciais, onde é preciso concluir uma atividade antes de iniciar outra.

Ele não é tão indicado para projetos mais complexos sendo melhor utilizar ferramentas mais robustas.

Atividades em grupo #

Ele também permite que você monitore atividades que não estão incluídas na sua rotina operacional. 

Podemos citar algumas atividades como: novas iniciativas, melhorias de processos e correções de problemas.

Dicas para melhorar o seu plano de ação#

Depois de entender sobre o plano de ação e como você pode aplicá-lo ao seu negócio descubra como você pode otimizar o seu plano de ação.

Não deixe de envolver os colaboradores#

Envolver os colaboradores não é apenas delegar as tarefas para que eles a executam, permita que eles participem do processo de elaboração do seu plano de ação.

Escute suas opiniões e estimule a troca de ideias durante as reuniões, é importante ouvir quem mais possui experiência em cada área que será impactada com o seu plano de ação.

Essa ação pode gerar insights valiosos de melhorias para o seu projeto.

Defina prioridades#

Defina quais são as tarefas que precisam ter prioridade na sua lista. 

Encontrar o que precisa ser resolvido primeiro vai ajudar a priorizar as etapas e assim você pode trabalhar para desenvolver os seus ciclos de ações.

Preveja riscos#

É importante que você sempre preveja os riscos e então elabore planos de contingência para minimizar os danos.

Inclusive fatores externos, como crise econômica ou mudanças no mercado, por exemplo.

Para não ser pego de surpresa, já delineie ações para resolver esses possíveis problemas

Faça as correções necessárias#

É importante também demonstrar adaptabilidade.

Realize as alterações necessárias é importante manter o planejamento, mas torná-lo maleável ao mesmo tempo.

Pronto para aplicar o plano de ação do no seu negócio?#

Nesse artigo apresentamos o que é um plano de ação, como você pode elaborar o seu e quais são as estratégias que você pode utilizar para aplicá-lo.

Não esqueça de conhecer também estratégias que possam contribuir para que você desenvolva o seu negócio como o marketing empresarial, análise SWOT e ferramentas da qualidade.

E não deixe de trabalhar o relacionamento com a sua equipe, pois ele é a base para quem deseja obter sucesso nos negócios.