Processos de comunicação: o que são e como funcionam

No mundo atual, a comunicação desempenha um papel fundamental em todos os aspectos de nossas vidas. Seja no âmbito pessoal ou profissional, os processos de comunicação têm o poder de conectar pessoas, transmitir informações e promover o crescimento das organizações.

Em contrapartida, muitas pessoas acabam tendo dificuldades para se comunicar de forma eficaz e uma comunicação ruim pode gerar conflitos, mal entendimentos e falhas na realização de metas. Isso pode ocasionar em falhas para atingir seus objetivos pessoais e profissionais.

Por isso, neste artigo, exploraremos a importância dos processos de comunicação e como utilizá-los de forma eficiente.

O que é comunicação?#

A comunicação é um elemento fundamental nas interações humanas, permitindo a troca de informações, ideias, pensamentos e sentimentos entre as pessoas.

Originada do termo latino "communicatio", refere-se ao ato de emitir, transmitir e receber mensagens por meio de métodos e processos convencionais, que podem ser expressos através da linguagem falada, escrita, sinais, símbolos, aparelhos sonoros, eletrônicos ou visuais.

No contexto social, a comunicação desempenha um papel crucial na troca de interações, possibilitando a percepção de si mesmo e do outro, expressão, relacionamento, ensino, aprendizado e compartilhamento. Além disso, ela envolve entrar em sintonia, dialogar, expressar, influenciar, persuadir, convencer, participar e comungar.

A comunicação é um processo através do qual as pessoas compartilham informações, ideias, pensamentos e sentimentos. Esse processo envolve a troca de mensagens entre um emissor e um receptor, com o objetivo de transmitir uma mensagem clara e compreensível.

A comunicação pode ocorrer de forma verbal ou não verbal, adotando diferentes formatos, como conversas presenciais, chamadas de vídeo, e-mails, mensagens de texto e muito mais.

É um aspecto essencial para o desenvolvimento humano, permitindo que as pessoas se conectem, colaborem e compreendam umas às outras de maneira mais eficaz.

O que são os processos de comunicação#

Os processos de comunicação envolvem o envio, recebimento e interpretação de mensagens entre um remetente e um receptor. Essas mensagens podem ser transmitidas verbalmente, por escrito ou através de meios não-verbais, como gestos e expressões faciais.

A comunicação eficaz requer clareza, precisão e compreensão mútua, garantindo que a mensagem seja transmitida corretamente e recebida conforme pretendido.

Quais são os processos de comunicação?#

Os processos de comunicação envolvem uma série de etapas que ocorrem durante a troca de informações entre um emissor e um receptor. Embora existam várias teorias e modelos de comunicação, os processos de comunicação geralmente incluem os seguintes elementos:

1. Emissor#

O emissor é a pessoa ou entidade que envia a mensagem. Ele é responsável por criar, organizar e transmitir a informação de maneira clara e compreensível.

2. Codificação#

A codificação é o processo pelo qual o emissor converte a mensagem em um formato adequado para transmissão. Pode envolver a escolha das palavras certas, o uso de linguagem verbal ou não verbal, a seleção de imagens ou gráficos, entre outros elementos.

3. Canal de Comunicação#

O canal de comunicação é o meio físico ou virtual pelo qual a mensagem é transmitida. Pode ser uma conversa face a face, um telefone, um e-mail, uma plataforma de mensagens instantâneas, entre outros.

Quando se trata da comunicação interna de uma empresa, existem diversas ferramentas que auxiliam e facilitam o trabalho diário.

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4. Mensagem#

A mensagem é a informação ou o conteúdo transmitido pelo emissor. Pode ser uma ideia, uma pergunta, uma instrução, uma história, um argumento, entre outros tipos de informações.

5. Decodificação#

A decodificação é o processo pelo qual o receptor interpreta e compreende a mensagem recebida. Envolve a atribuição de significado à informação transmitida pelo emissor, com base em sua própria experiência, conhecimento e contexto.

6. Receptor#

O receptor é a pessoa ou entidade que recebe a mensagem e a interpreta. Ele desempenha um papel fundamental na comunicação, pois é responsável por compreender a mensagem e responder de forma apropriada.

7. Feedback#

O feedback é a resposta ou reação do receptor à mensagem recebida. Pode ser uma resposta verbal, uma expressão facial, uma ação ou qualquer outra forma de comunicação que indique a compreensão e a resposta do receptor à mensagem.

8. Ruído#

O ruído refere-se a qualquer interferência ou obstáculo que possa afetar a clareza e a eficácia da comunicação. Pode ser físico (ruídos ambientais), psicológico (distratores mentais), linguístico (barreiras linguísticas) ou qualquer outro fator que dificulte a transmissão e a compreensão da mensagem.

É importante ressaltar que os processos de comunicação são dinâmicos e contínuos, com feedback constante entre o emissor e o receptor. A eficácia da comunicação depende da clareza da mensagem, da compreensão mútua e da capacidade de estabelecer uma conexão significativa entre as partes envolvidas.

Como automatizar os processos de comunicação?#

A automação de processos de comunicação traz inúmeras vantagens para as empresas, desde a economia de tempo e recursos até a redução de erros humanos.

Ao automatizar tarefas repetitivas e demoradas, as equipes podem se concentrar em atividades de maior valor agregado, como estratégias de marketing e relacionamento com clientes. Para isso, existem diversas ferramentas que podem ajudar nessa automação, como os CRMs.

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Tipos de comunicação?#

A comunicação com base no tipo de signo que os interlocutores utilizam pode ser classificada em três tipos:

1. Comunicação Verbal#

A comunicação verbal é realizada por meio da linguagem falada ou escrita. Ela utiliza palavras como signos para transmitir mensagens. Essas palavras podem ser expressas tanto de forma escrita, como em conversas, bilhetes, cartas, e-mails, telefonemas, etc.

A linguagem verbal é linear, o que significa que seus signos e sons se sucedem um após o outro no tempo da fala ou no espaço da linha escrita.

2. Comunicação Não-Verbal#

A comunicação não-verbal não utiliza palavras como principal forma de estabelecer a comunicação. Em vez disso, faz uso de outras formas de comunicação, como gestos, sinais, símbolos, cores e luzes.

Exemplos dessas formas de comunicação incluem apitos, bandeiras, buzinas, desenhos, expressões faciais, figuras, placas, sinais de trânsito, sirenes, etc.

3. Comunicação Mista#

A comunicação mista envolve a utilização de recursos e meios tanto verbais quanto não-verbais. É comumente empregada em processos de apresentação e treinamento e capacitação de pessoas.

Nesse tipo de comunicação, são combinados elementos da linguagem verbal, como palavras e frases, com elementos da linguagem não-verbal, como gestos e expressões faciais. A comunicação mista pode ser eficaz para transmitir mensagens de forma mais completa e impactante.

Quais são as formas de comunicação?#

Diariamente acabamos nos comunicando de diferentes maneiras que nem percebemos, por isso, para entender os processos de comunicação é importante compreender que existem diversas formas de se comunicar.

1. Comunicação intrapessoal#

Refere-se ao processo de comunicação interna de uma pessoa consigo mesma. Envolve pensamentos, emoções, imagens mentais e diálogo interno. É uma expressão e reflexão pessoal que influencia a autopercepção, a percepção dos outros e a compreensão do mundo ao redor.

2. Comunicação interpessoal#

Envolve a troca de informações entre duas ou mais pessoas e está relacionada aos relacionamentos interpessoais. Cada indivíduo, considerado um interlocutor, compartilha informações com base em seus interesses e conhecimentos pessoais. Essa comunicação pode ocorrer diretamente, de forma imediata, ou de forma indireta, mediada por algum meio.

3. Comunicação em grupo#

Ocorre dentro de pequenos grupos sociais, como famílias, grupos informais, círculos de amigos ou associações pequenas. Geralmente, os grupos mantêm uma comunicação interpessoal direta, influenciada pelas personalidades individuais e pelas posições que cada membro ocupa dentro do grupo.

4. Comunicação organizacional#

Refere-se à comunicação realizada em organizações, como empresas, órgãos públicos e outras instituições. Essa forma de comunicação está intimamente ligada às funções administrativas das organizações.

É importante compreender que uma organização não pode ser dissociada do seu ambiente, pois envia mensagens para o meio externo e recebe mensagens dele.

5. Comunicação institucional#

Tem como objetivo informar os públicos interessados sobre uma determinada instituição. É um meio formal pelo qual a instituição busca se comunicar tanto com seu público interno quanto com o público externo.

6. Comunicação empresarial#

Abrange um conjunto complexo e sistemático de atividades, ações, estratégias, produtos e processos desenvolvidos para informar e fortalecer a imagem de uma instituição perante seus públicos de interesse e a opinião pública, visando alcançar seus objetivos estratégicos.

Para aplicar esses processos de comunicação nas empresas e automatizar vários serviços existem ferramentas que auxiliam, como o Zoom, uma solução de comunicação empresarial que apresenta como principal diferencial seus recursos para videoconferências e webconferências.

Nele, é possível fazer chamadas de voz e vídeo para até 100 colaboradores no plano gratuito, com um limite de 40 minutos de duração. Quer aprender como usar o Zoom? Confira nosso guia completo, clicando aqui.

O Slack é outra opção de ferramenta para melhorar os processos de comunicação na sua empresa. Essa plataforma centraliza a comunicação e permite você se comunicar com todos os times da sua empresa.

Qual é a importância dos processos de comunicação?#

A comunicação eficaz é crucial tanto para a vida pessoal quanto para o sucesso nos negócios. Quando nos comunicamos de forma errada, perdemos oportunidades de construir relacionamentos sólidos, o que é fundamental para prosperar em todas as áreas de nossas vidas.

Os seres humanos são seres sociais e dependem das relações sociais para sobreviver e prosperar. Portanto, saber se comunicar é essencial para a interação humana, a troca de informações e a formação de grupos sociais.

Na vida pessoal, a comunicação desempenha um papel extremamente importante na transmissão de nossas necessidades, desejos, acontecimentos e ideias.

É evidente que aqueles que não se comunicam de maneira eficaz acabam prejudicando suas relações sociais e muitas vezes são excluídos de determinados grupos. No âmbito empresarial, os conceitos de comunicação são igualmente relevantes.

As informações empresariais produzidas e transmitidas têm impacto nas relações da empresa, tanto no que diz respeito à criação de um ambiente de trabalho produtivo quanto nos processos de tomada de decisão que impulsionam a competitividade organizacional.

Quais são os principais desafios da boa comunicação?#

Uma boa comunicação é fundamental para o sucesso pessoal e profissional. Porém, durante os processos de comunicação existem desafios que podem dificultar a sua eficiência. As barreiras linguísticas e culturais podem ser um exemplo, levando a mal-entendidos e conflitos.

A má interpretação e a falta de clareza podem prejudicar a comunicação, gerando suposições equivocadas ou incorretas da mensagem que está sendo passada. Esses são alguns exemplos de muitos desafios que podem afetar a eficácia da comunicação.

Esses são apenas alguns dos muitos desafios que podem afetar a comunicação eficaz. É importante estar ciente desses desafios e desenvolver habilidades para superá-los, a fim de se comunicar de forma mais eficaz e alcançar melhores resultados em nossas interações com outras pessoas.

Por que investir em bons processos de comunicação?#

Saber se comunicar pode trazer diversos benefícios para seu negócio, podendo aumentar a produtividade, por exemplo. Pois, saber comunicar-se de maneira clara e eficaz ajuda a evitar possíveis mal-entendidos e erros nos processos da sua empresa.

Além disso, auxilia na resolução de conflitos, ajudando a minimizar estresse e possíveis tensões. Basicamente, entender os processos de comunicação e melhorá-los pode trazer vários benefícios pessoais e profissionais.

Aprendeu como funcionam os processos de comunicação?#

Esperamos que este artigo tenha te ajudado a entender o que são os processos de comunicação e como melhorar a forma como você se comunica pessoal e profissionalmente.

Não deixe de conferir também o nosso conteúdo sobre a estratégia de multicanal e omnichannel e conhecer os benefícios em utilizar mais de um canal de comunicação.