Retrabalho: o que é e 9 dicas para evitar

Empresas que buscam otimizar seus processos para maximizar seu lucro precisam tomar cuidado com um comportamento que pode colocar todas as suas operações em risco: o retrabalho.

Esta palavra, temida por muitos, prejudica diretamente a criatividade e a produtividade gerando até mesmo perdas financeiras significativas. Porém, apesar de ser algo completamente negativo, ainda está presente na vida de profissionais de qualquer setor do mercado.

É possível explicar a necessidade de executar um trabalho novamente com diversas expectativas, como a correria do dia a dia, falta de estrutura, equipe pequena, mas nenhuma explicação irá reverter os prejuízos que já foram causados por este hábito.

A rotina de muitos negócios é realmente corrido, isso faz com que alguns trabalhos essenciais fiquem para depois, como o planejamento de tarefas e o controle de tempo. Porém, ao adiar essas tarefas ou não executá-las, um negócio coloca em risco sua eficiência.

É preciso estruturar e organizar o ambiente de trabalho para que as tarefas possam ser executadas corretamente, sem a necessidade de serem refeitas. Esse é o grande desafio que negócios de todos os tamanhos enfrentam para melhorar sua produtividade.

Por isso criamos este artigo. Se você quer aprender mais sobre retrabalho e está em busca de soluções para combatê-lo, confira nossas dicas. Vamos lá?

O que é retrabalho?#

Entender realmente o que é trabalho irá ajudar a compreender o conceito de retrabalho. Segundo definições encontradas em dicionários, trabalho é o "conjunto das atividades realizadas por alguém para alcançar um determinado fim ou propósito."

Portanto, podemos definir que trabalho é executar qualquer tipo de tarefa para alcançar uma meta enquanto se exerce uma atividade profissional.

Já o retrabalho consiste em precisar refazer tarefas porque o objetivo de um trabalho não foi alcançado após o final de sua execução. Independente da origem, seja por um pedido de um departamento interno ou por uma solicitação de um cliente, retrabalhar significa começar uma tarefa do zero porque seu resultado foi reprovado.

O termo também é bastante conhecido como refação em empresas nas áreas de comunicação. Mas se engana quem acha que este problema é algo exclusivo de algum setor do mercado, o retrabalho pode acontecer e gerar prejuízos em qualquer tipo de empresa e em trabalhos de qualquer complexidade.

Por que o retrabalho acontece?#

Existem vários motivos que podem fazer com que profissionais ou equipes retrabalhem. Alguns dos principais são: falta de comunicação, falta de planejamento, birefings incompletos, erros individuais, falta de treinamento, mudança de processos durante a execução de atividades, entre tantos outros.

Os motivos para refações podem parecer pequenos, mas seu impacto é sempre grande. Afinal, esses erros afetam a moral de sua equipe e a gestão de recursos.

O desgaste gerado no relacionamento com o cliente também é um problema que deve ser levado em consideração. Afinal, estas falhas irão afetar a confiança e tornar os clientes descontentes com o trabalho realizado pelo seu negócio.

A produtividade e a gestão de tempo também são diretamente afetados. Pois não será possível assumir um novo projeto e no caso de começar uma nova atividade, ela pode ser prejudicada e até mesmo pausada para que o trabalho anterior possa ser refeito. Isso irá diminuir o rendimento de horas trabalhadas e a entrega de projetos.

Conheça as consequências do retrabalho#

Após entendermos o que é este problema que afeta o rendimento de profissionais e empresas, é hora de conhecer algumas das principais consequências de precisar executar uma mesma tarefa duas ou até mesmo mais vezes.

Perda de dinheiro#

Profissionais autônomos e empreendedores de diversos tamanhos podem ter prejuízos ao realizar retrabalhos. Afinal, o investimento inicial para a execução de um trabalho acaba sendo desperdiçado e novos recursos precisam ser usados para finalizá-lo enquanto o mesmo lucro é gerado. Ou seja, é necessário realizar um trabalho duas vezes para obter o retorno de apenas um deles.

Perda de tempo#

Além de perder dinheiro, será precso perder tempo para realizar o trabalho mais uma vez. Isso significa que não será possível prosseguir com uma nova tarefa, necessitando mais esforço, enquanto gera mais desgaste e estresse no ambiente de trabalho.

Perda de confiança#

Sua imagem será prejudicada ao precisar que sua equipe ou você mesmo refaça algum trabalho que já foi feito, tanto com clientes quanto sua própria equipe. Isso pode gerar dúvidas e até mesmo ferir sua reputação caso seja algo recorrente.

Queda na produtividade#

A necessidade de executar tarefas que não estavam previstas em uma jornada de trabalho compromete o planejamento e a gestão de tempo de uma equipe. Ao consumir o tempo que deveria ser utilizado para executar novas tarefas, a produtividade irá diminuir naturalmente.

Desgaste em sua equipe#

O retrabalho tem impacto direto no clima organizacional de uma empresa. É bem provável que os colaboradores relacionados fiquem frustrados com a falta de qualidade no trabalho entregue. Em alguns casos será preciso até mesmo a execução de horas extras, contribuindo com o cansaço de sua equipe.

Isso pode gerar atrito e estresse na equipe, afetando até mesmo colaboradores que não estão envolvidos com a refação.

Perda de qualidade#

Após um prazo ser finalizado, clientes irão cobrar mudanças e toda sua organização precisará ser adaptada para atender aquela demanda. Isso irá gerar o risco de entregar um trabalho final que não represente a qualidade dos serviços ou produtos que seu negócio oferece.

9 Dicas para evitar o retrabalho#

Agora que compreendemos as principais consequências do retrabalho, precisamos reconhecer que as soluções para evitar este tipo de problema são muito importantes.

Claro, é inevitável que em ocasiões especiais refações ainda aconteçam, mas com as dicas a seguir será possível diminuir significativamente a necessidade de realizar o mesmo trabalho mais de uma vez.

Crie um planejamento#

Um bom planejamento gera trabalhos bem feitos. Planejar bem as estratégias e a forma como as tarefas serão executadas são ações que irão diminuir o tempo para as atividades serem feitas e também irão evitar falhas.

É importante pensar em métodos para que o serviço seja bem feito e não apresente falhas na primeira vez que for realizado.

Uma maneira prática de fazer isso é definir um padrão de qualidade e avaliação, desta forma, será possível garantir que o trabalho só será finalizado ao atender os padrões exigidos pela empresa e pelos clientes.

Tenha em mente também quais são as principais dificuldades enfrentadas em seu negócio que geram as falhas mais comuns, como esquecimento, erros individuais e falha na comunicação. Então, ao prever estes problemas, crie soluções que possam evitá-las, prevenindo uma execução falha.

Mapeie e simplifique seus processos#

O mapeamento de processos é uma etapa essencial do funcionamento de um negócio. Ao trabalhar com processos mal definidos, uma empresa cria brechas na execução dos trabalhos, podendo gerar falhas sérias na finalização de tarefas.

Documentar seus processos e entendê-los por completo irá proporcionar uma forma mais prática de encontrar falhas que só poderiam ser identificadas durante a realização de um trabalho. Desta maneira será possível criar soluções específicas para lidar com problemas pontuais.

Invista em capacitação da equipe#

Capacitar sua equipe frequentemente permite que seus colaboradores estejam sempre atualizados e preparados para realizar as atividades em sua empresa com eficiência e comprometimento. Além disso, treinamentos relevantes ao trabalho ajudam a motivar e empenhar sua equipe a fazer trabalhos mais complexos para gerar resultados ainda melhores.

Afinal, colaboradores capacitados para seus trabalhos são mais produtivos, contribuem para a organização dos processos e, por consequência, diminuem o índice de retrabalho.

Defina responsáveis#

Uma dica importante para evitar o risco de retrabalho é definir colaboradores responsáveis por acompanhar o andamento e a qualidade de tarefas de determinados projetos. Desta forma, estes profissionais serão capazes de encontrar problemas relacionados ao desenvolvimento das atividades de um trabalho.

Contudo, é importante escolher profissionais que estejam preparados para esta função, além de treiná-los para reconhecer todas as etapas dos projetos em que sua supervisão estará envolvida.

Estes colaboradores também poderão contribuir de formas mais diretas com ideias para solucionar problemas recorrentes que geram a refação de atividades.

Utilize ferramentas de gestão#

Existem opções de ferramentas de gestão que irão tornar mais simples o controle da rotina do trabalho e execução de atividades.

Você pode utilizar ferramentas como o Gitmind que é uma ferramenta que permite a criação de mapas mentais e brainstorms em equipe.

Ou o MindMeister, uma plataforma que permite a criação de mapas mentais, gerenciamento de reuniões, gestão de ideias e planejamentos.

Outras ferramentas como o Trello e o Asana também podem ser úteis para facilitar o monitoramento das tarefas e conclusão de trabalhos realizados por uma equipe.

Defina métricas e acompanhe o desempenho dos colaboradores#

Encontrar formas práticas e facilmente visualizáveis pode ajudar a manter o controle sobre o trabalho de sua equipe. Defina métricas para avaliar o progresso das atividades relacionadas aos objetivos do seu negócio e às metas traçadas pelo planejamento.

Desta maneira, ao identificar dificuldades durante a execução de um projeto será possível alinhar sua equipe e corrigir os problemas, evitando a necessidade do retrabalho.

Alinhe a comunicação interna#

As falhas na comunicação interna são as principais responsáveis por gerar falhas e erros em trabalhos. Para que as tarefas sejam executadas corretamente, da forma que foram planejadas, é preciso que os colaboradores compreendam por completo o que foi pedido.

Se a comunicação interna em sua empresa for ruim, este será um cenário impossível de se alcançar.

Portanto, é preciso investir em soluções que facilitem o fluxo de informações e torne a comunicação entre colaboradores mais eficiente.

O JivoChat Team Chats é uma ferramenta profissional e confiável para que equipes de trabalho possam se comunicar entre si ou através de grupos. Mais seguro que um aplicativo de mensagens em grupo, a plataforma armazena conversas em servidores seguros.

Além disso, por se tratar de uma ferramenta profissional, a plataforma evita distrações causadas por outras opções de chats.

Automatize processos#

A automatização de processos é a melhor maneira de diminuir as chances de falhas e refações em sua empresa. Afinal, softwares que automatizam processos trabalham de forma precisa, com o mínimo de interferência de erros humanos.

Essa tecnologia não é aplicável apenas em indústrias e fábricas, ferramentas práticas podem tornar tarefas do dia a dia mais precisas, como a automatização de emails, geração de boletos e até mesmo documentação.

Ofereça feedbacks#

Sua empresa oferece trabalhos criativos? Então lembre-se da importância de oferecer feedback aos seus colaboradores. Comente a opinião dos clientes e cite pontos que podem ser melhorados, apresentando formas de aprender mais na realização de cada trabalho.

Ao atingir os objetivos e metas traçados em um planejamento, não se esqueça de elogiar o desempenho da equipe para mantê-los motivados a continuar com um bom trabalho.

Também esteja pronto para ouvir feedback dos seus colaboradores e identificar pontos que podem ser otimizados para melhor a qualidade do trabalho oferecido pelo seu negócio.

Preparado para acabar com o retrabalho?#

Esperamos que o nosso conteúdo tenha ajudado a compreender o que é o retrabalho e apresentado dicas valiosas para serem colocadas em prática no seu negócio.

Se a presença nas redes sociais é importante para sua empresa, não deixe de conferir a ferramenta profissional de gerenciamento mLabs. Através da plataforma é possível diminuir erros, evitar refações e melhorar seus resultados.