Como emitir nota fiscal eletrônica [Guia 2024]

O processo de emitir uma nota fiscal faz parte da rotina de qualquer tipo de negócio, apesar disso, muitas pessoas que estão empreendendo na internet têm dúvidas sobre o assunto.

Saber como emitir a nota fiscal eletrônica é algo que torna o gerenciamento de negócios muito mais simples, prático e rápido.

Apesar disso, não é tão fácil entender sobre todos os tipos de notas fiscais, ferramentas de emissão, autorizações do governo e certificados necessários para emitir suas notas.

Para ajudar você, preparamos esse artigo com o passo a passo de como emitir notas fiscais eletrônicas e uma explicação sobre os principais tipos de notas. 

O que é a Nota Fiscal Eletrônica ?#

A Nota Fiscal Eletrônica - NF-e é um documento digital que registra a venda de mercadorias e prestação de serviços, algo essencial para manter um negócio funcionando de acordo com a lei.

Muitas empresas têm a obrigação de emitir esse tipo de documento fiscal, portanto, é essencial contar com um responsável que entenda esses processos e saiba como fazer a nota fiscal. 

Quais as principais vantagens de emitir a Nota Fiscal?#

Saber como fazer a Nota Fiscal Eletrônica também oferece ótimos benefícios para os consumidores e o seu negócio. Confira essas vantagens a seguir.

1. Melhora a produtividade#

Emitir suas notas eletronicamente também pode aumentar a produtividade do seu negócio. Isso acontece porque o preenchimento da nota é online, deixando de lado a necessidade de realizar processos manuais. 

Algumas das ferramentas disponíveis para contratação também contam com recursos para preenchimento automático de dados. 

2. Segurança#

Emitir esse documento também permite que o seu negócio seja mais transparente, gerando mais confiança ao seu público.

3. Reduz gastos#

Por se tratar de um processo 100% digital, não é preciso gastar com impressoras, seus insumos nem mesmo espaço para armazenar esses documentos. 

4. Controle#

É mais fácil manter um controle fiscal e financeiro do seu negócio através de documentos digitais. 

Isso permite buscar por informações como dados de tributação, valores totais e produtos vendidos de uma forma muito mais fácil usando o emissor de notas.

Como emitir Nota Fiscal Eletrônica?#

O passo a passo de como emitir uma nota fiscal é bem simples. Será preciso passar por apenas algumas etapas e os processos podem ser feitos online.

Confira os passos a seguir e aprenda como fazer a Nota Fiscal Eletrônica.

1. Saiba quais notas você deve emitir#

Assim como explicamos, existem diversos tipos de notas: NF-e para produtos, NFC-e para vendas ao consumidor no varejo e NFS-e para serviços.

Seu primeiro passo deve ser definir qual nota será emitida pelo seu negócio. É possível emitir tipos diferentes através de processos diferentes.

2. Cadastre-se no governo#

O credenciamento aos órgãos competentes de sua cidade ou estado é necessário para emitir suas notas. 

Quem precisa emitir a NF-e deve fazer o cadastro na SEFAZ - Secretaria de Fazenda do Estado. Já quem deseja emitir a NFS-e precisa se cadastrar à prefeitura do seu município.

Na maior parte dos casos esse cadastro pode ser feito online usando o CPF e RG do responsável, além do contrato social da empresa.

Contudo, é importante consultar sobre a legislação de sua região. Caso tenha dúvidas, busque um contador para saber quais são os processos burocráticos.

3. Adquira seu certificado digital#

Na grande parte dos casos será necessário usar um certificado digital para assegurar a validade jurídica das notas fiscais eletrônicas emitidas.

Esse certificado é importante no processo por funcionar como uma assinatura digital, o que garante acesso aos sistemas do governo e autenticidade de transações digitais.

É possível adquirir seu certificado através da ICP-Brasil - Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, da Caixa Econômica Federal, Serasa Experian, SERPRO e Receita Federal.

Contudo, é importante ressaltar que o certificado é obrigatório apenas na emissão de NF-e, enquanto a NFS-e pode ser emitida apenas com a Senha Web.

4. Adquira um software de emissão#

Por fim, também será necessário um software emissor. É possível utilizar opções gratuitas como a oferecida pela Sefaz ou versões disponíveis para aquisição. 

A principal diferença é que os softwares emissores contratados geralmente oferecem mais recursos e são mais inteligentes. 

A contratação desses serviços também garante a integração do emissor com seu sistema de gerenciamento de negócios.

5. É hora de emitir suas notas fiscais#

Depois de passar por todos os processos necessários e como acesso ao sistema do governo, além do seu emissor, é hora de emitir suas notas fiscais.

Fazer isso é simples, é preciso apenas clicar na opção "Emitir NF-e" ou "Emitir NFS-e" e então preencher os espaços com as informações necessárias sobre a venda e o cliente.

Os dados que são exigidos geralmente são:

• Nome ou razão social
• Endereço, e-mail e telefone do cliente
• Data de emissão
• Natureza da operação e local da transação
• Código de atividade 
• Valor da transação e outras despesas como seguros, fretes e descontos
• Impostos
• Dados do transportador, caso exista
• Quantidade, preço e porcentagem de tributos
• Descrição em detalhes dos produtos e serviços

Como emitir Nota Fiscal Eletrônica usando seu CPF?#

É possível emitir a nota fiscal usando seu CPF, contudo, é preciso conferir se a empresa contratante aceita este tipo de nota ou exige CNPJ.

Caso a empresa em questão aceite, é preciso apenas:

• Fazer seu cadastro de autônomo na prefeitura de sua cidade.
• Pagar pela taxa de serviço.
• Usar seu número de registro e emitir suas notas fiscais eletrônicas.

Melhores sistemas ERP para gerenciar seu negócio e emitir Nota Fiscal Eletrônica#

Os ERPs são sistemas modernos que ajudam empresas de todos os tamanhos a gerenciar seus negócios e processos. 

As principais aplicações deste tipo de sistemas são para: finanças, controladoria, manufatura, suprimentos, vendas e serviços.

Essa ferramenta também é capaz de emitir as notas fiscais necessárias para as operações do seu empreendimento.

Caso tenha interesse em usar este recurso em sua empresa, confira a seguir as melhores alternativas do mercado.

1. GestãoClick#

O GestãoClick é um sistema que permite emitir os 3 tipos de notas eletrônicas: NF-e, NFC-e e NFS-e. Além disso, é possível armazená-las em um arquivo XML de forma simplificada.

O serviço é bem avaliado, atendendo mais 10 mil clientes no país, sendo alguns deles Terra, SEBRAE, Band, O Globo e outras marcas populares.

A ferramenta também oferece aos seus usuários funcionalidades de controle como:

• Agenda
• Financeiro
• Estoque
• Contratos
• Vendas
• Cadastros
• Relatórios
• Atendimento
• Funcionários
• Notas

O sistema também permite o gerenciamento de CNPJs diferentes para que controle múltiplas empresas.

2. Conta Azul#

A Conta Azul se especializa em oferecer sistemas ERP voltados para pequenas empresas do mercado brasileiro.

Através do serviço é possível fazer o gerenciamento de vendas, fazer integração bancária, controlar perfis de usuários e emitir notas fiscais eletrônicas.

A ferramenta funciona online e pode ser acessada de qualquer local, além disso, também mantém o foco na segurança de seus usuários.

3. Tiny ERP#

O Tiny ERP é uma ótima alternativa que também tem como foco atender pequenas empresas, e-commerces, prestadores de serviços, varejo e indústrias.

Para emitir as notas fiscais com a ferramenta é preciso escolher um plano que ofereça este recurso. 

4. eGestor ERP#

Por fim, a última adição em nossa lista é o eGestor ERP. Esse é um sistema desenvolvido para micro e pequenas empresas realizarem a gestão de recursos por uma ferramenta completamente online.

O serviço oferece recursos como:

• Emissão de NF-e, NFS-e e NFC-e
• Emissão de boletos
• Controle financeiro
• Fluxo de caixa
• Controle de vendas 
• Controle de estoque

Aprendeu como emitir a Nota Fiscal Eletrônica?#

Esperamos que o nosso artigo tenha ensinado você a emitir sua NSF-e de uma forma simples e prática.

Caso tenha interesse em outra ferramenta para otimizar os resultados do seu negócio, considere começar a utilizar um chat online.

O JivoChat é uma ferramenta de atendimento online que permite unificar canais de comunicação como Facebook, Instagram, WhatsApp e o chat do seu site em um só lugar.