Como Gerenciar as Atividades da Sua Equipe Criativa e Melhorar a Produtividade

"A semana passou voando!" Quantas vezes já exclamamos ou ouvimos essa frase? Ao cair da tarde de uma sexta-feira, ela pode soar muito positiva, se todas as tarefas previstas foram entregues. Porém, nem sempre a sensação de missão cumprida chega. O "x" da questão não é o ritmo acelerado do tempo e, sim, a produtividade do time.

Vamos fazer um cálculo rápido: cinco dias úteis de trabalho, em média 40 horas de cada colaborador. Ainda que você tenha uma equipe enxuta, de três profissionais, somando o tempo deles são 120 horas semanais para atender a pauta de jobs. Cá entre nós, dá para fazer muita coisa, não é mesmo?

Talvez, o melhor caminho para garantir a produtividade do time seja pensar em práticas que levem ao bom aproveitamento do tempo.

Quer uma boa notícia? Pode ser mais fácil do que você pensa. Confira as dicas que preparamos para ajudá-lo a gerenciar as atividades da sua equipe criativa. Se aplicadas, elas farão toda a diferença. Avance na leitura!

1. Converse e descomplique as interações#

Dentre os fatores que impedem o desenvolvimento das pessoas, do time e da empresa, um deles, sem dúvida, é a falta de abertura e de diálogo. No dia a dia, muitos profissionais se sentem inseguros para interagir ou, ainda, têm que recorrer a formalidades excessivas.

Para ganhar produtividade e qualidade nas entregas feitas pela equipe, é importante descomplicar as interações. O gestor e os profissionais precisam ter liberdade e abertura para se comunicar de forma verbal e acessível.

Além disso, a troca de opiniões e o compartilhamento de ideias devem ser incentivados e vividos com naturalidade.

Quando formado por pessoas criativas, o time tem uma característica muito própria: os profissionais precisam ser ouvidos e, principalmente, aprender a ouvir. Por isso, vale a pena estimular esse movimento nas áreas e entre elas. Com isso, novas ideias também devem surgir.

Acima de tudo, demonstre que você é um gestor acessível e está sempre pronto para ouvir as expectativas e ponderações individuais e do time. Uma boa maneira de mostrar essa postura é construir um ciclo de feedback para avaliar e se aproximar dos profissionais.

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2. Defina metas inteligentes#

Mentes criativas precisam de um norte e de orientação. Por isso, é importante que, na condição de gestor, você trabalhe com antecedência na construção de metas claras.

Elas não servem apenas para orientar o time criativo, mas também para impulsionar a motivação dos profissionais e o entrosamento do grupo. Afinal, quando todos têm em mente um propósito e objetivos compartilhados, tudo flui mais fácil.

Até mesmo as metas ousadas são bem-vindas! Arrisque, com planejamento e foco, e convide a equipe a ajudá-lo. Para facilitar, você pode categorizar as metas em dois grupos:

Metas Estratégicas: levam à resultados especiais, como a conquista de um cliente de peso, ou a implantação de uma nova política.

Metas de resultados: podem ser mensuradas com mais facilidade, a exemplo de número de vendas, de produção, de alcance publicitário.

Na prática, construir metas inteligentes faz toda a diferença na execução, e, principalmente, na performance do time. Experimente!

3. Invista nas ferramentas e soluções certas#

A tecnologia tem nos brindado com uma série de facilidades. Agora, é preciso saber aproveitar. Para otimizar e simplificar a gestão das atividades, aumentando a produtividade do time, uma boa alternativa é apostar alto nas novas ferramentas e soluções tecnológicas.

Você pode, por exemplo, alcançar resultados muitos melhores em relação à satisfação de seus clientes utilizando uma ferramenta de chat online em seu site. Aliás, é possível até mesmo utilizá-la como um canal de comunicação interno entre os integrantes de sua própria equipe.

Para entender os pontos mais críticos do fluxo de produção, vale inclusive convocar o time para que os membros também apresentem suas percepções. A opinião deles é um bom termômetro para saber do que a equipe também sente falta na gestão das atividades.

Desse modo, fica mais fácil definir e elencar as ferramentas e aplicações, físicas e digitais, que podem otimizar o fluxo de atividades, a produtividade do time e, claro, os resultados da agência.

4. Dê uma nova roupagem para as reuniões#

Quem disse que reuniões precisam ser longas, entediantes e pouco produtivas?

Esse é o modelo que costumamos colocar em prática. Mas dá para ser bem diferente.

Elas podem servir como suporte, inclusive, para otimizar processos e tomadas de decisões.

Sabe aqueles 10 e-mails que você trocou com o time de criação sobre o novo projeto do cliente? Que tal tentar resolver em uma conversa de 20 minutos com todo o time reunido? Parece impossível? Com técnica e controle dá para fazer!

Faça o exercício de tentar visualizar a resolução de dada questão em bate-papo em vez de criar novas demandas por e-mail. Assim, você evita fomentar o looping da caixa de entrada sempre cheia.

Crie uma nova forma de gerenciar#

Pessoas criativas precisam de uma ferramenta ou um profissional, que as ajude a manter-se organizadas no meio de tantas informações e demandas. De tal modo, elas respiram mais tranquilas e focam os esforços na criação.

Cabe ao gestor manter uma visão organizacional, definir ferramentas para facilitar o fluxo de atividades e processos e dar suporte, sempre que necessário, ao profissionais. Tudo isso leva ao aumento da produtividade do time e da eficiência organizacional. Quando se tratando deste tipo de gerenciamento, você pode contar com o Operand. Experimente o sistema gratuitamente por 7 dias e comprove sua eficiência! Vale muito a pena!