12 Ferramentas de Gestão de Projetos Profissionais

Nos últimos anos, os sistemas de gestão de projetos têm evoluído cada vez mais, eliminando a necessidade de acumular papéis, utilizar lousas e diversas outras ferramentas físicas que eram muito comuns no ambiente corporativo.

Atualmente dentro do mercado de trabalho, temos acesso a uma grande variedade de soluções, sistemas online, softwares de gestão e diversas ferramentas de gestão de projetos que podem ajudar sua empresa a organizar e dividir as tarefas de maneira mais eficiente.

Com o crescimento do home office, essas plataformas têm se tornado cada vez mais populares, permitindo que através dessas ferramentas você consiga monitorar e organizar toda a sua equipe e prazos de entrega, sem a necessidade de estar dentro do escritório.

O que é gestão de projetos?#

A gestão de projetos é basicamente um conjunto de técnicas que são utilizada com o objetivo de planejar, organizar e executar projetos, trabalhos ou serviços dentro uma equipe ou empresa.

Além disso, essas técnicas te ajudam a ter uma boa organização e detalhamento dos diversos recursos que serão utilizados, como os financeiros, humanos e materiais. Para uma gestão de projetos eficiente, também precisamos analisar riscos e monitorá-los.

Outra coisa importante é manter um bom controle de tudo. Atualmente a maioria das ferramentas de gestão de projetos disponibilizam plataformas online completas, onde é possível realizar todos os passos citados acima.

Quais os benefícios da gestão de projetos?#

Investir em uma boa técnica de gestão pode trazer diversos benefícios para sua empresa e para sua equipe, seja para coisas do dia a dia, seja para projetos mais longos.

Duas coisas extremamente importantes que uma boa gestão de projetos irá proporcionar e uma considerável redução de custos e uma maior otimização do tempo da sua equipe. As plataformas permitem que você distribua tarefas e organize workflows de maneira mais rápida e gastando muito menos material.

Por serem extremamente fáceis de utilizar e intuitivas, esses sistemas de gestão de projetos garantem um maior engajamento de sua equipe, o que resulta em uma comunicação clara e um controle de riscos mais preciso.

Sistemas de gestão de projetos#

A seguir, separamos para você divers ferramentas de gestão de projetos que tem como foco principal trazer todos benefícios que citamos, confira:

1. Notion#

Para começarmos a lista temos o Notion, uma ferramenta de gestão de projeto do estilo workspace que se destaca das demais por conta da sua estrutura totalmente customizável e pela sua capacidade de concentrar uma enorme variedade de funcionalidades em um único sistema.

Dentro da plataforma é possível criar uma Wiki com diversa páginas principais onde termos específicos podem ser transformados em links para subpáginas, o que te da total liberdade para criar conteúdos conectados ou independentes.

Apesar da sua estrutura totalmente customizável, o Notion oferece mais de 50 templates prontos para que você possa começar a usar a plataformas em poucos minutos. Mas não se preocupe, todos os modelos podem ser personalizados da acordo com a suas preferências.

Além disso, esta ferramenta de gestão de projetos aglomera todas as soluções em uma barra lateral e traz diversas soluções interessantes como Wikis, área para compartilhar e comunicar a criação de novos documentos, um espaço exclusivo para gerenciar todos os seus projetos e uma ferramenta de IA integrada para te ajudar.

Destaques:

• Possibilidade de criar páginas de conteúdo conectadas e independentes;
• Gerenciamento de projetos em um único programa;
• Mais de 50 Templates prontos;
• Capacidade de consolidar todas as suas ferramentas em um único aplicativo;
• Blocos de construção que te permitem visualizar, filtrar e ordenar as informações como quiser, exibindo tarefas atribuídas a você, nível de urgência, etc;
• Possibilidade de cruzar informações entre diferentes base de dados de forma fácil, rápida e prática.

O Notion possui um plano gratuito onde todas essas funcionalidades podem ser acessadas por uma equipe de até cinco pessoas. Este plano conta com algumas restrições, como histórico de 7 dias e tamanho do armazenamento.

Caso esteja em busca de uma solução mais robusta, também é possível escolher entre os planos Plus, Business e Enterprise, cada um com um valor diferente que é cobrado por usuário e por mês. Além disso, eles permitem que você adicione a ferramenta de IA a qualquer plano pago por apenas US$ 10 por membro/mês.

Para mais informações, basta acessar a página de preços e conferir todos as vantagens e benefícios oferecidos por cada um dos planos.

2. JivoChat#

O JivoChat é muito mais do que apenas uma ferramenta de chat online, ele permite que você se comunique melhor com seus clientes, possui diversas ferramentas e integrações com programas de CRM e CMS, além de integração com soluções para e-mail marketing e o Google Analytics.

Além disso, o aplicativo da JivoChat, permite que você centralize suas informações e as informações de e-mail da sua empresa em apenas um HUB. Você receberá e-mails e duvidas do chat em uma única caixa de entrada, onde seus operadores poderão visualizar e responder.

O aplicativo da JivoChat, permite que você delegue tarefas para seus operadores, além da possibilidade de acompanhar todo o processo do funil de vendas, entregando a você uma forma de visualizar resultados e prever obstáculos.

Destaques:

• Carga de trabalhos distribuída de forma uniforme, sendo delegados aos operadores;
• Chat seguro para sua equipe, contando com um sistema de mensagens completo para diminuir os ruídos de comunicação da sua empresa;
• Permite gerenciar permissões de acesso, delegando cargos como for necessário e revogando acesso caso precise;
• Permite que seu cliente converse por telefone com um membro da equipe em menos de 30 segundos;
• Relatório detalhado a respeito de quem está ligando, como quantas vezes acessou o site, como encontrou, tempo online, etc;
• Soluções como Chatbots, soluções em CRM e CMS, ferramentas de e-mail marketing e Google Analytics.

A solução da JivoChat possui uma versão básica totalmente gratuita, que fica disponível para até 5 operadores e oferece diversos benefícios que podem ser conferidos no site, um deles é o CRM integrado e suporte 24 horas por dia.

Caso queira testar a versão Professional da nossa ferramenta de gestão de projetos, ela possui um teste gratuito por 14 dias, que te dá acesso a todos os benefícios e assim decidir se atende suas necessidades. Um diferencial é a integração do JivoChat ao seu Chatbot, monitoramento em tempo real do site e CRM integrado para gerenciar tarefas e oportunidades.

3. Asana#

O Asana é uma plataforma bem popular dentro do mercado de trabalho, diversas empresas já utilizam a ferramenta online de gestão de projetos diariamente. Uma das coisas mais interessantes do Asana, é a possibilidade de com apenas alguns cliques, atribuir tarefas à sua equipe e ainda obter estatísticas do progresso do projeto sendo desenvolvido.

Além disso, a ferramenta de gestão de projetos, possui uma linha do tempo de todo o cronograma do projeto, mostrando o andamento de cada uma das atividades, permitindo que o usuário veja todos os dias e como cada participante tem contribuído.

Destaques:

• Arquive e acompanhe relatórios de bugs e Sprint;
• Todos os feedbacks do seu produto em um único painel dedicado a produtos;
• Ferramenta para planejar, gerenciar calendários, conteúdos, campanhas, etc;
• Acompanhamento de prospecção de vendas, contas de clientes e novas contas;
• Capacidade de gerenciar candidatos e processos de entrevistas.

O Asana oferece ao seu publico um pacote básico, que permite que você crie um HUB de gerenciar projetos para ate 15 pessoas, com algum acessos e recursos limitados. Para obter mais recursos, confira os planos Premium, Business ou o Enterprise, que pode ser modelado especificamente para sua empresa.

4. Artia#

Como segunda opção, trazemos um dos sistemas de gestão de projetos mais completos disponíveis no mercado, atualmente. O Artia, tem como grande diferencial um sistema de controle financeiro completo, apontamento de horas trabalhadas, além de relatórios de desempenho.

Uma das filosofias desta ferramenta de gestão de projetos, é a técnica Pomodoro, que consiste em dividir o trabalho e o esforço dos colaboradores em cargas de trabalho de 25 minutos, com tempos de intervalo de 5, o que garante um aumento na produtividade.

Destaques:

• Painéis de projetos que permitem monitorar indicadores de esforço e custos;
• Relatórios de cenários de trabalho da sua empresa de forma rápida;
• Análise de alocação de equipe, para que sua empresa se organize melhor;
• Painel dedicado à cronograma para cada um dos seus projetos;
• Ferramenta que realiza auditoria de usuários, permitindo maior controle sobre alterações;
• Personalização de relatórios e customização de tarefas.

Acompanhando um padrão do mercado, o Artia oferece uma oportunidade de realizar um teste grátis por 10 dias, com acessos a todas as funcionalidades da plataforma, para decidir se quer adquirir essa solução de gestão de projetos.

Eles possuem 4 modelos de planos, sendo um Free para teste e empresas menores, um outro modelo chamado Slim, com um pouco mais de recursos e depois vemos o Business e o Enterprise, sendo os dois pacotes mais completos.

5. Slack#

Com a plataforma do Slack, além da capacidade de gestão de projetos, sua empresa consegue centralizar e criar um ecossistema para toda a comunicação, aproximando setores, diminuindo custos e ruídos quando falamos de comunicação interna.

Com ele, você também tem acesso a um chat com todos os funcionários, além de integração completa com ferramentas de armazenamento na nuvem como Dropbox e Google Drive.

Destaques:

• Possui canais para manter organização, foco e dividir assuntos, conversas e arquivos em espaços centrais;
• Slack Connect, permitindo colaboração com equipes de outras empresas;
• Chamadas de voz e vídeo disponíveis para reuniões on-line;
• Criador de fluxo de trabalho, para automatizar ações rotineiras e certas comunicações;
• Possui uma alternativa para empresas grandes e complexas chamada Enterprise Grid;
• Proteção de dados, atendendo requisitos regulatórios como FINRA, HIPAA e FedRAMP.

O Slack tem uma opção de teste gratuito que, com um simples cadastro, já permite a criação de um workspace, porém, com um limite de 10 mil mensagens e integração com até 10 outras plataformas.

Dentro dos planos pagos, temos diversas opções que podem ser conferidas no sites, mas que te proporcionam mensagens ilimitadas, acesso ao recurso SlackConnect, integração ilimitada com outras ferramentas, criador de fluxo de trabalho, além de segurança e proteção de dados adicionais.

6. Trello#

Quando falamos de gerenciar projetos, a plataforma online Trello é com certeza uma referência e uma das mais utilizadas. Têm como base a metodologia Kanban, mostrando com simplicidade e clareza todos os processos e fluxos de trabalho daquele projeto.

O Trello é uma ferramenta de gestão de projetos de API aberta, o que permite que desenvolvedores de softwares criem conexões e integrações com outras plataformas e outros programas para incrementar a experiência.

Além disso, com esse sistema de gestão de projetos, é possível acompanhar e definir métricas, cronogramas, checklists e muito mais.

Destaques:

• Timeline para visualização do projeto, com calendário e uma dashboard completa;
• Cards interativos que permitem gerenciar prazos de entrega, feedback, designar tarefas e muito mais;
• Linguagem de comandos automatizadas, permitindo criar botões personalizados e mover listas de forma automática;
• Integração com aplicativos como Confluence, Slack, Dropbox, Google Drive, Evernote.

A Trello oferece para seus usuários soluções empresariais que englobam desde pequenas empresas, até grandes corporações . Seu plano gratuito oferece card ilimitado, membros ilimitados, até 10 quadros para projetos e uma série de outros benefícios.

O próximo plano é para empresas de médio porte, oferecendo como grande diferencial acesso a calendários, timeline, dashboards, além de 1,000 comandos automatizados.

Para empresas de grande porte, eles oferecem um contato com o time de vendas onde é possível personalizar a oferta.

7. Microsoft Project#

A Microsoft lançou a primeira versão desta ferramenta de gestão de projetos em 1985. Tem um funcionamento muito parecido com o do Excell, principalmente em questões de design.

Ele possui planos pagos e gratuitos, que variam bastante de acordo com as suas necessidades dentro da empresa. Para organizar seu cronograma, o Microsoft Project utiliza o gráfico de Gantt, além de permitir a atribuição de tarefas para os participantes. Um excelente software de gestão de projetos.

Destaques:

• Permite criação de fluxos automatizados, guiando e instruindo membros da equipe;
• Crie dashboards interativas para visualizar o status geral de seus projetos;
• Criado em cima de uma das plataformas mais confiáveis do mundo corporativo Azure.

Com o Microsoft Project, temos três planos disponíveis, sendo o primeiro com uma opção mais acessível que te da acesso apenas a ferramenta de forma online no navegador.

Já os planos com um investimento maior, permitem que você realize o download do cliente para seu computador, sendo uma solução mais eficiente para empresas maiores, que precisam de uma infraestrutura melhor.

8. JIRA#

Com este aplicativo voltado para gestão de projetos, é possível dividir cada projeto por áreas da empresa, escolhendo entre duas das metodologias mais famosas do mercado, a SCRUM ou Kanban.

Seu funcionamento é todo em gestão de cloud, com planos pagos e planos freemium, podendo solucionar questões de organização tanto para os processos do dia a dia, como para gestão de projetos mais complexos.

Você pode criar planejamentos bem flexíveis, medir tempo de execução de cada uma das tarefas designadas, integração com algumas plataformas online, além da possibilidade de incluir certos plugins e relatórios.

Destaques:

• As dashboards com controle de saúde do sprint, para que você monitore como as coisas estão naquele ciclo;
• Grande diferencial é o marketplace que permite utilização de Add-ons para customização;
• Diversas opções de relatórios como Burndown, Burnup, Velocity Char, Diagram Flow Cycle Time, etc;
• Flexibilidade para configurar processos, relatórios de acordo com framework (kanban e scrum).

Os planos da Jira são disponibilizados em dois modelos, o Standard que é gratuito e oferece alguns benefícios mais limitados e a versão Premium que te da acesso a todos os recursos, armazenamento ilimitado e suporte 24 horas.

9. Podio#

O Podia é para empresas que buscam uma ferramenta de gestão de projetos que organiza prazos de entrega, arquivos, relatórios e todas as tarefas de diversas áreas da sua empresa em apenas um só lugar.

Dentro da plataforma você por filtrar suas buscas por categoria, como por exemplo, área, colaboradores ou até mesmo projetos. O Podio também oferece para o usuário uma maneira de armazenar o histórico dos antigos projetos.

Destaques:

• Fácil administração permitindo que você controle quem tem acesso aos espaços de trabalho com apenas alguns cliques;
• Diferencial de comunicação, e permitir que você convide seus freelancers, parceiros e clientes para plataforma, de graça eliminando uso de e-mails e compartilhamento de arquivos;
• Desenvolvendo processos para acomodar passo a passo cada etapa única do projeto, garantindo eficiência e efetividade da sua equipe.

Além disso, ele traz quatro diferentes opções de solução para o usuário, com propostas e valores de investimento diferentes. Aqui, o usuário tem acesso ao um produto grátis, que garante acesso para 5 funcionários e outras três opções sendo a Básica, a Plus e a Premium.

10. GanttProject#

Com um design um pouco diferente dos demais, o Gantt é uma ferramenta de gestão de projetos totalmente gratuita e com código livre, o que permite o usuário ou a empresa a fazer adaptações de acordo com suas necessidades e demandas para conseguir atender um projeto específico.

Apesar de ser um software que precisa ser baixado em sua máquina e não tem integração com a nuvem, ele é capaz de converter todos os resultados obtidos dentro dele em arquivos PDF e HTML que podem ser compartilhados. Ele tem compatibilidade total com Linux, Windows e MacOS.

Destaques:

• Permite exportar documentos do Microsoft Project, Excell, CSV e permite transformar relatórios em PDF e PNG;
• Transformar relatórios de dentro da plataforma em arquivos PDF e HTML para serem exportados para outras ferramentas;
• Interface simples com um break-down das tarefas em um menu à esquerda e um gráfico produzido pela Gantt à sua direita.

O sistema de cobrança dessa ferramenta de gestão de projetos funciona da seguinte maneira: Ele é totalmente gratuito, com todas as funções disponíveis sem custo nenhum, porém, se você gostar do programa, existe uma opção de pagar pelo download para ajudar os desenvolvedores.

11. Wrike#

Se sua empresa possui uma equipe de criação e desenvolvimento de softwares ou plataformas em geral, considere instalar o software de gestão de projetos, Wrike. Com ele todos os participantes podem se comunicar através de menções dentro do próprio ecossistema do programa.

Dentro do programa, podemos editar arquivos e gerir tudo que for alimentado ali dentro, temos quadros de objetivos e tarefas concluídas, fluxos de trabalhos e muitas outras coisas. Uma ferramenta de gestão de projetos bem completa, que tem opções pagas e gratuitas.

Destaques:

• Customização exclusiva que se encaixa a sua organização e suas necessidades;
• Dashboards personalizadas e fluxos de trabalho para times específicos com automação de processos;
• Elimina necessidade de e-mails e reuniões, pois tem interatividade em tempo real por chat e comentários;
• Previsão de possíveis obstáculos que podem sem encontrados a frente;
• Integração total com ferramentas como Google, Adobe Creative Cloud, Box, GitHub, etc.

Para testes e empresas menores, a ferramenta de gestão de projetos da Wrike tem um plano gratuito que pode te ajudar a entender e testar a plataforma. Caso precise de mais recursos ou uma solução mais customizada, eles possuem outros planos que oferecem mais recursos.

12. Bitrix24#

O Bitrix24 tem um sistema de gestão de projetos completo para sua empresa. Ele é uma plataforma totalmente focada em colaboração coleta, utilizando método KANBAN, com geração de relatórios para cada uma das atividades dentro da plataforma.

Além de permitir atribuir diversas funções e cargas horárias para cada um dos participantes da plataforma de forma individual, esse programa de gestão de processos, possui 35 ferramentas para complementar o seu uso e auxiliar sua equipe.

Destaques:

• Gerenciamento de tarefas em grupo, de forma colaborativa tanto para equipes grandes, quanto para equipes menores;
• Aba com planejamento e gerenciamento de projetos que permite gerenciar recursos e acompanhar progresso;
• Bate papo para sua equipe, videoconferências, gerenciamento de documentos e grupos extranet para usuários externos;
• Automação de marketing e acompanhamento de horas faturáveis, com faturas e pagamentos online inclusos.

O Bitrix24 possui seis opções de planos com valores diferentes. Para testar, eles possuem uma versão gratuita com algumas limitações, mas vale a pena conferir os pacotes e ver qual atende melhor sua empresa.

Aprendeu tudo sobre gestão de projetos?#

Nós da JivoChat, esperamos que com o nosso artigo, você tenha encontrado a melhor ferramenta de gestão de projetos disponível no mercado. Lembre-se, algumas das opções possuem mais recursos disponíveis dependendo da assinatura.