Método GTD: O que é e como maximizar sua produtividade

Neste artigo, iremos explicar o que é esta ferramenta, para que ela serve e como você pode implementa-la de maneira eficaz na sua rotina em apenas alguns passos. Pronto para descobrir como aumentar sua produtividade?

O que é o método GTD (Getting Things Done)?#

O GTD, abreviação pra Getting Things Done, é uma metodologia criada por David Allen, autor do livro "A arte de fazer acontecer", que foca em ajudar as pessoas a organizar o tempo e se tornarem mais produtivas.

Com esta ferramenta você pode transformar a sensação de sobrecarga em um sentimento de controle, trazendo mais equilíbrio e qualidade de vida para sua rotina, ao mesmo tempo que diminui o estresse e a ansiedade causado pelas tarefas do dia a dia.

A metodologia criada por David Allen divide as atividades cotidianas em três principais categorias:

• Atividades Não Planejadas: Refere-se a atividades inesperadas que surgem ao longo do dia e exigem atenção imediata, ou seja, você deve resolvê-las o mais rápido possível.
• Atividade Predefinidas: Essas são atividade, tarefas e compromissos que já estão planejados ou agendados. Isso inclui reuniões, consultas médicas e qualquer outro compromisso.
• Atividades a Serem Definidas: Essas são tarefas que ainda não estão claramente agendadas, mas que são consideradas uma demanda em andamento, como novos projetos e ideias você pode executar quando possível.

Ao adotar essa estratégia, você consegue organizar melhor a sua rotina e ter uma visão mais clara do que precisa ser feito agora e do que pode ser deixado para um outro momento, evitando que seu dia fique sobrecarregado.

As 5 etapas do método GTD#

Para implementar esta metodologia de forma eficaz, precisamos entender as cinco etapas que a constituem. Vamos entender como cada uma dessas etapas funcionam e como elas te ajudam a aumentar sua produtividade:

1. Capturar#

A primeira etapa do método GTD consiste em reunir todas as tarefas, ideias, compromissos e qualquer outra demanda em um sistema confiável de coleta. Para isso, você pode usar um papel, uma aplicativo ou uma ferramenta de organização, como Asana ou Jira.

O principal objetivo aqui é esvaziar sua mente de qualquer preocupação, pensamento ou até mesmo ideias que estejam tomando sua atenção para garantir que você não esqueça de realizar nenhuma tarefa.

2. Esclarecer#

Agora esta na hora de analisar individualmente os itens selecionados anteriormente para categoriza-los de acordo com o nível de atenção que eles exigem. O objetivo é dividi-las em ações menores e mais fáceis de gerenciar.

Caso encontre um item que você não sabe ao certo o que fazer, opte por uma das opções a seguir:

• Lixeira: Descarte as tarefas ou demandas que você não tem interesse ou que simplesmente não valem o seu tempo;
• Talvez: Para aqueles projetos que ainda não tem uma data definida, mas são do seu interesse, crie uma categoria chamada "Algum dia/talvez". Isso inclui viagens, aprender uma nova habilidade, iniciar um novo hobby, etc;
• Referências: Aqui você pode guardar materiais que sejam interessantes e possam ser úteis em algum outro projeto no futuro, como um livro, artigo, uma música, etc.

3. Organizar#

Em seguida, comece a separar suas tarefas em categorias contextuais. Por exemplo, uma ideia bem interessante é criar pastas para diferentes áreas da sua vida, como trabalho, estudos, casa, projetos pessoais, viagens, etc.

Sempre que uma nova tarefa, projeto ou demanda surgir, basta separa-la de acordo com essas categorias para garantir que cada item esteja no lugar certo, pronto para ser acessado sempre que for necessário.

4. Refletir#

A etapa de reflexão do método GTD é o momento em que você irá atualizar seu sistema de controle e alinhar suas prioridades. Para isso, é necessário revisar regularmente suas listas de tarefas e projetos para garantir que você esta focado no que é mais importante.

Se possível, separe pelo menos um dia na sua semana para fazer essa reflexão, sempre tentando reavaliar suas prioridades, analisar resultados de tarefas concluídas e inserir novos projetos, se for necessário.

5. Engajar#

Com todas as suas listas e sistemas atualizados e organizados, está na hora de se concentrar para e se dedicar para conseguir executar essas tarefas. É nesta etapa em que conseguimos enxergar o verdadeiro aumento na produtividade.

Entretando, David Allen diz que precisamos avaliar as ações diárias seguindo três regras:

• 1. Executar Tarefas Predefinidas: Foque seus esforços em trabalhos que já estão agendados ou tem prazo definido;
• 2. Cumprir Novas Tarefas Conforme Surgem: Execute novas tarefas conforme elas surgem, principalmente se forem imprevistos ou urgências do dia.
• 3. Revise e Atualize Listas: Separe um tempo diariamente para atualizar suas listas e adicionar novas tarefas. Isso permite que você mantenha tudo sempre organizado.

Aprendeu o que é o método GTD?#

Esperamos que nosso artigo tenha ajudado você a entender o que é o método GTD e como essa ferramenta poderosa pode ser utilizada para organizar sua rotina de forma eficaz e aumentar a sua produtividade.