Controle de estoque: o que é e como fazer

Existem diversos caminhos e estratégias que podem ajudar uma empresa em busca de aumentar seu lucro. Uma das opções que atua com um dos ativos mais valiosos de um negócio é o controle de estoque.

O gerenciamento de estoque eficaz é algo extremamente importante para que as empresas sejam capazes de controlar o movimento de entrada e saída de suas mercadorias.

Desta forma, serão capazes de coletar informações precisas sobre a demanda de seus produtos, possíveis problemas e o lucro gerado mensalmente. 

Ter estes dados em mão e interpretá-los permite que profissionais sejam capazes de identificar o melhor momento para abastecer itens, avaliar a necessidade de compra e produção, definir preços de compra e de venda dos seus produtos.

Por ser um trabalho complexo, a tecnologia tem um papel muito importante nas atividades de gestão de estoques. 

O controle através de ferramentas gerenciais como planilhas e sistemas ERP facilita a gestão e a tomada de decisões estratégicas dentro de um negócio.

Apesar destas facilidades, ainda existem muitos desafios que precisam ser encarados e superados para que uma gestão de estoque eficaz seja feita. 

Para isso, é preciso mapear e definir bem seus processos, além de adotar a melhor metodologia para controlar um estoque.

Criamos este artigo para ajudar você entender a importância do controle de estoque, dicas de como fazê-lo e algumas ferramentas que irão facilitar sua gestão. Vamos lá?

O que é controle de estoque?#

O controle de estoque, também conhecido como gestão de estoque, é o conjunto de processos que visam assegurar uma certa quantidade de mercadorias disponíveis para um negócio.

Estes controles internos e de produção garantem que a empresa seja capaz de atender com eficácia a demanda dos seus clientes.

Para que isso seja possível, é preciso contar com dados de compras, novos pedidos, expedição, recebimento, armazenamento, giro de estoque, prevenção de perdas, entre tantos outros.

Otimizar o acompanhamento e o gerenciamento também permite que empresas maximizem seus lucros enquanto aumentam a qualidade da experiência dos clientes.

O controle também permite que negócios sejam mais precisos na precificação dos seus produtos e serviços, reduzindo gastos e perdas, enquanto aumentam o lucro.

Controlar o estoque também é importante para prevenir problemas como a falta de itens no estoque, resultando na perda de potenciais vendas.

O conceito também está diretamente relacionado com o controle da cadeia de suprimentos, que gerencia o fluxo da matéria-prima até o consumo pelos clientes. 

Os processos de controle incluem desde a codificação dos produtos, relatórios, informações sobre o produto, listas, inventário e métodos de armazenamento. 

Por que o controle de estoque é importante?#

Um erro que alguns empreendedores cometem é deixar o controle de estoque em segundo plano. No entanto, esse é um erro que pode gerar prejuízos expressivos. 

Controlar o estoque corretamente evita que empresas perdem com furtos e proporciona a oportunidade de fazer boas negociações com fornecedores, dentro do seu planejamento.

Isso permite que negócios se organizem e planejem de forma otimizada. Desta maneira é possível criar promoções, ajustar suas demandas e vender mais.

Gerenciar e conhecer o estoque de forma correta também facilita o controle de produtos sem giro. 

É possível identificar itens perto de um prazo de vencimento ou a se tornarem obsoletos e oferecer promoções com descontos para incentivar a compra.

O controle também é importante para evitar problemas mais extremos, como produtos fora do seu prazo de validade que podem gerar multas e até mesmo o fechamento de empreendimentos pela Vigilância Sanitária.

Ou seja, o estoque está diretamente ligado ao setor financeiro e ao setor de vendas, afinal, produtos parados em um estoque significam que dinheiro está retido. 

Benefícios do controle de estoque#

Manter o estoque controlado e organizado pode trazer uma série de vantagens para o seu negócio. Confira alguns dos principais benefícios a seguir.

1. Mais produtividade e eficiência para sua equipe#

Utilizar as ferramentas de controle corretas permite que sua equipe seja mais produtiva e eficiente. Isso acontece porque processos manuais e trabalhosos são automatizados, economizando o tempo de sua equipe, dando prioridade às tarefas mais estratégicas.

Essa otimização permite fazer muito mais em menos tempo, sem perder a qualidade e mantendo uma equipe mais enxuta.

2. Organização e otimização do espaço#

Uma das principais vantagens de organizar seu estoque é garantir que as mercadorias estão bem armazenadas, aproveitando bem o espaço físico e facilitando a busca por itens específicos. 

Essa economia de pequenos instantes para todos os itens permite que sua equipe produza mais e faça vendas com mais agilidade. 

A organização também contribuiu com a preservação dos itens, evitando danos e perdas.

3. Integração com o setor de compras#

Uma boa gestão de compras também traz benefícios para o setor de compras. Isso porque um controle detalhado de cada movimentação permite saber quando é preciso comprar alguma mercadoria, para que não fique em falta. 

Além disso, garante que o número de itens comprados seja o correto, até porque comprar mais do que é preciso faz com que parte do seu capital fique parado e gere até mesmo possíveis prejuízos.

4. Integração com o setor de vendas#

O setor de vendas também se beneficia muito de um bom controle de estoque. Afinal, o gerenciamento também permite que a empresa entenda melhor o comportamento de seus clientes. 

Com o registro detalhado de entradas e saídas, será possível identificar os produtos mais vendidos, quando são mais procurados, além de identificar os produtos que geram poucas vendas.

Esses dados permitem que empresas desenvolvam estratégias de marketing mais efetivas focando em seus principais produtos ou oferecendo promoções para acabar com produtos que geram poucas saídas.

5. Integração com o setor financeiro#

Por fim, o setor financeiro também conta com benefícios de uma boa organização de estoque. 

Um controle detalhado evita que negócios comprem mercadorias repetidas e mercadorias que demoram para ser vendidas, possibilitando o uso do dinheiro em itens mais procurados que geram mais vendas. 

O dinheiro também pode ser direcionado para outras áreas da empresa que precisem suprir alguma necessidade. É uma maneira inteligente de gerenciar o fluxo de caixa de uma empresa. 

Controle de estoque passo a passo#

Se você tem dúvidas ou ainda não sabe como fazer o controle de estoque, confira os passos a seguir.

1. Faça um inventário#

O inventário é um procedimento obrigatório que precisa de atualizações constantes. Para fazê-lo, liste todos os itens em estoque e a quantidade de cada um deles.

De acordo com as entradas e saídas no estoque, revise os dados do fluxo e adicione a data de cada movimentação. Para facilitar o gerenciamento, centralize estas tarefas para um colaborador ou equipe e evite falhas relacionadas ao seu estoque.

2. Utilize ferramentas automatizar o controle de estoque#

Ferramentas de gerenciamento e automatização, como os sistemas ERP, ajudam a localizar e atualizar itens do seu inventário. 

Optar por usar a tecnologia evita a perda de tempo por meios manuais que exigem muito tempo e custos elevados.

3. Treine sua equipe#

Seus colaboradores devem estar prontos para executar as atividades relacionadas ao controle de estoque e para usar as ferramentas de gestão adotadas por sua empresa.

É recomendado que sua equipe conte com um líder responsável rotineiramente por verificar o controle e monitorar o funcionamento dos sistemas.

4. Entenda e escolha o tipo de estoque#

O controle de estoque pode ser dividido em 3 categorias: periodicidade, mensuração e modelo de controle. 

Os modelos definidos por mensuração:

Valor monetário: cálculo de investimento dos custos de cada produto.

Físico: acompanha itens em relação a sua quantidade.

Modelos de controle:

• Mínimo: divide os itens em reserva e principal, para que quando um for finalizado, o próximo seja ativado. Seu objetivo é evitar perdas no giro de mercadoria.
• Renovação periódica: o modelo atende a demanda mínima em certos períodos até a próxima reposição.
• Fim específico: supre uma necessidade específica, caso aconteça algum evento ou promoção.

Os modelos definidos por periodicidade são:

Permanente: acompanhamento em tempo real do estoque, prevendo a reposição de itens quando um limite mínimo é atingido.

Temporário: modelo complementar à análise de gestão, usado para manter o balanço do patrimônio. Também tem como objetivo evitar a falta de produtos. 

5. Otimize seu estoque#

Equilibre a quantidade de produtos armazenados, evitando perdas e excessos. Isso pode ser feito a partir dos dados coletados sobre a rotatividade dos itens. 

Aproveite as informações do inventário, para identificar as saídas e a constância dos produtos, levando em consideração as sazonalidades.

6. Defina uma margem para danos e perdas#

Existem situações em que as perdas são inevitáveis, por uma que o controle de estoque seja executado com excelência. 

Portanto, defina um limite de danos e perdas para os itens do seu armazém e tenha como objetivo manter-se dentro deste limite.

7. Calcule o custo para o armazenamento#

Calcule todos os custos relacionados ao espaço usado, sistemas de gestão, danos, perdas e equipe, buscando elevar sua eficiência.

8. Promova produtos parados#

Desenvolva estratégia para vender itens sem giro, para que não fiquem encalhados em seu estoque.

Se possível, ofereça promoções e descontos para tirá-los do seu estoque, ocupando seus lugares com itens mais vendidos.

9. Cuide do picking#

O picking é a atividade de seleção e preparação de um pedido, para que possa ser enviado para um cliente. 

Tenha cuidado para não gerar problemas neste processo, pois pode resultar em conflitos com seus clientes e até mesmo mais despesas.

O controle de qualidade é importante para evitar que produtos errados, fora de seu prazo de validade ou com defeitos sejam enviados, gerando mais despesas em sua troca.

É possível controlar o estoque de uma loja física e uma loja virtual simultaneamente?#

Diversas empresas atuam em conversas online e offline. Isso pode fazer com que o controle se torne mais complexo, pois um mesmo item pode acabar sendo vendido simultaneamente. 

Por isso é importante tomar cuidados específicos de controle de estoque para evitar que isso aconteça. 

Todos itens que entram e saem devem ser controlados de forma organizada, evitando enganos. Desta maneira, será possível integrar setores de vendas, compras e financeiros para evitar erros. 

Para fazer isso e evitar conflitos entre vendas online e offline, siga as dicas listadas abaixo.

• Planeje suas compras considerando a demanda de cada item individualmente.
• Faça o cadastro detalhado dos seus produtos através do seu inventário.
• Escolha seus fornecedores com critério. Garanta que as opções escolhidas sejam compromissadas com prazos de entrega.
• Faça levantamentos periódicos do inventário e análise dados relevantes, como produtos mais vendidos e na época em que são mais vendidos.
• Use ferramentas de gestão para facilitar o controle de estoque de sua loja virtual. 

Dicas para realizar um bom controle de estoque#

Confira a seguir uma série de dicas e boas práticas que podem ser implementadas para ajudar o controle de estoque em sua empresa.

1. Mantenha o controle de custos e receitas#

É preciso compreender que o controle de estoque vai além do levantamento físico. Outras informações que precisam ser monitoradas constantemente são: valor, giro de estoque e margem de lucro. 

Desta forma é possível saber quais produtos vendem mais e quais produtos geram mais lucros, pois em muitos casos são coisas diferentes. 

No entanto, é preciso saber o preço e a quantidade de venda exatos, com os custos e descontos oferecidos em cada item. 

Uma dica importante é evitar fazer este tipo de controle manualmente, pois são complexos e podem demorar, além de serem mais propensos a erros.

Invista em sistemas de gestão que integrem os setores de estoque, compras e vendas, garantindo a precisão dos dados. 

Isso permitirá que seu negócio foque em produtos com maior lucratividade, identificar produtos com bom e mal desempenho, além de gerenciar descontos corretamente, sem prejudicar os lucros.

2. Use um sistema integrado para controlar seu estoque#

Usar vários sistemas para gerenciar seu estoque e negócio pode demandar muito tempo de sua equipe, além de deixar seus processos mais suscetíveis a erros. 

Opte por um sistema integrado para controlar seu estoque com mais facilidade. Isso irá reduzir erros, automatizar processos, centralizar informações, acompanhar a movimentação de entrada e venda em alguns casos até mesmo em tempo real, monitorar níveis de estoque e os insumos usados na produção.

3. Faça o monitoramento de vendas para evitar escassez#

Ficar sem estoque é algo muito perigoso para as empresas, que pode até mesmo gerar prejuízos. Portanto, esteja atento ao volume de vendas e faça a reposição de itens no estoque de acordo com suas necessidades.

Análise também seu histórico de vendas, projeção de crescimento e fatores econômicos antes de tomar uma decisão. Isso permitirá prever quais itens poderão ficar em escassez e assim será possível fazer a compra na hora certa. 

Mantenha o foco nos principais produtos, aqueles que geram mais lucro. Se pergunte se eles estão vendendo mais rápido do que o esperado. 

Para os itens que estão a muito tempo em seu estoque, avalie a possibilidade de descontos e pagamentos diferenciados, liberando espaço em seu estoque.

4. Destaque as informações importantes#

Independente do método utilizado para organizar as informações do seu inventário, o levantamento de informações relevantes é essencial.

Isso é importante porque informações registradas com falhas podem levar a decisões incorretas que geram impactos diretos no seu negócio. 

Cada segmento tem suas próprias prioridades de informações, apesar disso, existem alguns dados que são sempre importantes como: número de referência, custo, fabricante, categoria, validade e localização. 

Portanto, ao mínimo sempre adicione estas informações. Outras opções importantes são informações do fornecedor, número do pedido, cor, tamanho, modelo, entre outras opções.

5. Tenha cuidado com suas mercadorias mais antigas#

Também é importante controlar os itens mais antigos do estoque para evitar a perda de produtos, seja por data de validade ou obsolescência.

Essa análise de itens de baixo giro também irá evitar a compra de itens iguais e permitirá ao negócio buscar novas estratégias para incentivar a saída destes produtos. 

Erros para evitar no controle de estoque do seu negócio#

Após conferir algumas dicas e boas práticas, confira a seguir erros que devem ser evitados na gestão de estoque do seu negócio.

Problemas de sazonalidade#

É comum que diversos setores vivenciem oscilações em suas vendas de acordo com as épocas do ano. 

É importante conferir um histórico e levar isso em consideração no controle de estoque para garantir que não aconteça a falta ou o excesso de produtos. 

Essas análises precisam ser feitas frequentemente para evitar custos desnecessários. Foque também em captar mais dados sobre as oscilações sazonais, deixando seu negócio mais preparado e evitando problemas externos.

Gestão com ferramentas de controle inadequadas#

Usar ferramentas que não foram desenvolvidas para atender as necessidades de sua empresa pode gerar erros.

Em muitos casos, os sistemas usados no início de um empreendimento não são capazes de atender as demandas de uma empresa após seu crescimento. 

É preciso escolher uma solução que integre o controle de estoque com outros setores, oferecendo as ferramentas adequadas às operações das empresas, além de serem escaláveis para acompanhar seu desenvolvimento.

Falta de inventários físicos#

Muitas empresas cometem o erro de não atualizar seus inventários frequentemente por entenderem que a quantidade do seu controle é real. 

Essa falta de atualizações pode dar origem a problemas de falta de estoque e até mesmo de compras indevidas.

Falta de itens no estoque#

Um controle de estoque mal executado pode gerar diversos problemas. Um dos mais drásticos é a falta de produtos, que gera muitos prejuízos como a perda de potenciais vendas, perda de vendas futuras e até mesmo a perda de confiança dos clientes.

Excesso de itens no estoque#

Por fim, até mesmo o excesso de estoque também pode gerar muitos prejuízos para empresa, em especial na área de finanças. Os prejuízos podem ser ainda maiores no caso de produtos perecíveis.

Os produtos que ficam parados acabam se tornando uma despesa desnecessária, pois seu capital ficará parado no armazém na forma de produtos, gerando apenas despesas.

A melhor forma de evitar este erro é manter o controle para continuar com o foco em produtos de maior lucratividade. Portanto, analise corretamente a venda mês a mês e o giro de estoque de cada produto.

Benefícios de um ERP para o controle de estoque#

Empresas com estoque que possuem um número considerável de mercadorias precisam das ferramentas adequadas para gerenciar seu setor. Isso porque os métodos manuais não são eficazes e apresentam mais margem para erros.

Por isso é preciso de uma ferramenta capas de automatizar, conectar os setores e informatizar os dados. O sistema ERP é a opção que apresenta soluções para todas essas demandas. 

Os ERP, sistemas de gestão empresarial, contam com um módulo de controle de estoque para registrar movimentações, criar inventários e relatórios, tudo isso de uma forma completa que pode ser constantemente atualizada. 

A utilização de um sistema ERP proporciona decisões mais efetivas, além de garantir mais produtividade para as empresas.

5 Melhores Sistemas ERP para controle de estoque#

Confira a seguir algumas das melhores opções de sistemas ERP para fazer seu controle de estoque.

1. GestãoClick#

O GestãoClick é uma das ferramentas de gestão mais completas, que cobre diversas funcionalidades, como: estoque, financeiro, vendas, atendimento, notas, contratos, cadastros, relatórios e agenda. 

A ferramenta oferece até mesmo a opção de gerenciar 2 CNPJs diferentes. 

A plataforma conta com mais de 10 mil clientes no Brasil e atende clientes de grande porte, como Band, Terra, SEBRAE, Estadão e O Globo.

2. Nomus#

Este é um software de ERP desenvolvido com foco em indústrias de pequeno e médio porte. Todos os seus clientes são indústrias, o que proporcionou oportunidades para a Nomus se especializar ainda mais no ramo. 

Seu ERP é uma plataforma online com funcionalidades como estoque, gestão de vendas, notas, notas eletrônicas, gestão financeira, PCP, Bloco K, MRP, programação, custos, apontamento e gestão de qualidade.

Os profissionais responsáveis pela criação são engenheiros com experiência na área.

3. eGestor#

O eGestor é um ERP voltado para micro e pequenas empresas. Além de ter um controle de estoque estruturado, com todas as necessidades de uma empresa desse porte, ele também conta com as ferramentas completas para realizar o melhor controle financeiro, de vendas, de produção, emissão de notas fiscais eletrônicas.

Outro benefício do eGestor é o seu atendimento. Todos os planos profissionais contam com uma equipe para realizar o treinamento inicial gratuitamente, e uma equipe de suporte, com tempo médio de atendimento de 1 minuto.

4. Senior#

O sistema ERP oferecido pela Senior também é bastante sólido. Suas ferramentas apresentam soluções para empresas de todos os tamanhos. 

Dentre os recursos em sua plataforma de gestão, estão: estoque, controle de processo de compras, recebimento, gestão de vendas, controladoria e prestadores de serviços.

A empresa também conta com soluções integradas, como opções de RH digital, ferramentas de CRM, gestão de lojas e mais.

5. TOTVS#

A TOTVS oferece diversas ferramentas, para RH, CRM, BI (Business Inteligence) e muito mais. Além disso, seu sistema de gestão é bastante versátil e pode ser usado por negócios de qualquer tamanho.

Seu sistema de ERP conta com ferramentas de estoque, custos, faturamento, gestão financeira, fiscal e controle de compras.

Pronto para otimizar o controle de estoque?#

Esperamos que as informações do nosso artigo possam ajudar a otimizar o controle de estoque no seu negócio.

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