Como ter um controle de mensalidade mais eficiente

Para ter um controle de pagamento mensal eficiente, uma plataforma pode auxiliar muito mais do que você imagina. Um sistema de gestão financeira pode servir como um programa de controle de mensalidades para agilizar a cobrança de mensalidades por prestação de serviços ou vendas parceladas.

Imagine que você tenha uma escola de inglês e precise cobrar a mensalidade dos seus alunos. Como você fará isso? Por meio de boletos? Quem sabe se você pensar em alguns modelos de carnê de mensalidades para que o próprio aluno pague as parcelas mensalmente?

Com a tecnologia disponível hoje no mercado, é possível usufruir de um controle de recebimento de mensalidades que não só registre o pagamento por parte do cliente, mas também emita a nota fiscal, além de fazer a intermediação entre cliente e vendedor/prestador de serviços através de um bom software de gestão financeira.

Por meio de um aplicativo para controle de mensalidades, é possível adotar essas e muitas outras funcionalidades que vão auxiliar no planejamento financeiro da sua empresa. Confira quais são os benefícios de adotar um sistema de gestão financeira e como controlar o pagamento de mensalidades dos seus clientes.

O que é controle de recebimento de mensalidades#

O controle de recebimento de mensalidade é um recurso que permite ao administrador saber quanto de dinheiro entra em caixa proveniente de pagamento de mensalidade pelo uso de determinado serviço.

Além disso, é possível acessar histórico de pagamento e faturas em aberto, além de checar se algum cliente está inadimplente ou com pagamento vencido. Por isso, o controle mensal de contas a receber vai auxiliar na administração e melhora da saúde financeira da sua empresa.

Como controlar pagamento de mensalidades#

Sem dúvidas, a melhor forma de fazer um controle de mensalidade de clientes eficiente é através de uma plataforma. A sigla, traduzida para o português e simplificada, nada mais é do que um sistema de gestão empresarial que automatiza tarefas até então manuais.

Os benefícios de ter um controle de pagamento mensal são vários, olha só!

Um sistema de controle de mensalidade possui recursos como emissão automática de cobranças, controle de fluxo de caixa, acesso ao histórico de pagamento de clientes e relatórios automatizados.

Vamos focar na emissão automática de cobranças. Nesse caso, a plataforma vai servir como um aplicativo para controle de mensalidades. Isso porque, programando seu sistema de gestão para emitir boletos em determinado dia para seus clientes, você não precisa se preocupar em efetuar as cobranças de mensalidade manualmente.

E que tal usar o famoso carnê para pagamento de mensalidade? Você sabia que o carnê de pagamento também pode ser emitido de modo virtual? E essa é só mais uma facilidade dos benefícios de ter um controle de mensalidades automatizado.

Inclusive, a gente sabe que a tecnologia pode ser uma grande ajuda nessas horas de fazer cobranças, né? E com uma plataforma você tem acesso ao histórico dos seus clientes e pode saber quando e se a mensalidade foi paga. Bem mais fácil que anotar no caderninho e ter que ficar ligando para o cliente.

E para garantir que a mensalidade seja paga, que tal enviar lembretes aos seus clientes sobre a data de vencimento da mensalidade? Assim fica bem mais fácil evitar inadimplências.

Para enviar lembretes, é sempre bom ter uma régua de cobrança que identifique cada etapa do seu controle financeiro. Confira a seguir como é fácil construir uma.

Como montar uma régua de cobrança#

Montar uma régua de cobrança é essencial para acompanhar o passo a passo de todo o processo de cobrança, desde a venda até o pagamento por parte do cliente, e você pode fazê-la de modo manual ou por meio de um sistema de gestão.

Veja como montar uma régua de cobrança de maneira simples:

1. Separe informações sobre a cobrança#

Especificar a data da venda, do vencimento e preestabelecer as datas que os lembretes sobre a cobrança serão feitos é o primeiro passo para montar essa ferramenta.

Depois disso, você deve escolher por qual meio vai efetuar a cobrança: como e-mail e SMS. Esse passo pode incluir mais de uma opção, já que nem todo cliente atende a todos esses meios e pode ser interessante efetuar mais de uma tentativa de contato.

Também é interessante, nesse passo, pensar sobre os detalhes da cobrança, como qual mensagem a ser enviada para os seus clientes e quais as possíveis respostas.

2. Defina a data inicial e final da sua régua de cobranças#

Definir o início e fim da sua régua de cobranças permite que você possa acompanhar todo o processo de cobrança de modo mais organizado.

Isso porque é entre a data inicial (emissão da cobrança) e a data final (quitação da dívida) que você vai emitir lembretes de pagamento para os seus clientes. Isso pode ser feito de modo manual ou automatizado a partir do seu sistema de gestão financeira.

3. Crie a mensagem a ser enviada como lembrete de pagamento#

Padronizar uma mensagem para lembrar seu cliente do pagamento é uma ótima ideia para evitar atrasos ou inadimplências.

Uma boa ideia é sempre se mostrar disponível para ajudar, isso faz com que o cliente confie mais em você e se sinta confortável em renegociar dívidas, caso existam.

Preparamos alguns modelos de mensagem de cobrança para te dar uma mãozinha nas situações de lembrete, atraso e renegociação de dívida:

• "Olá, [nome da pessoa]! Lembre-se da mensalidade em aberto com vencimento no dia [especificar a data]. Caso precise de uma segunda via, é só entrar em contato com a gente!"
• "Oi, [nome da pessoa]! Tudo bem? Sua mensalidade está em atraso, por isso estamos enviando um boleto atualizado para pagamento."
• "Imprevistos acontecem, né, [nome da pessoa]? Que tal renegociar sua dívida de mensalidade com a gente? É só dizer o melhor horário para que a gente entre em contato. Até mais!"

4. Escolha os intervalos de tempo para os lembretes#

Com as datas definidas na sua régua de cobrança, basta elaborar modelos de mensagens a serem enviadas em determinado intervalo de tempo dentro das datas inicial e final estabelecidas no passo de número 2.

A frequência é você quem decide. Você pode optar por três mensagens de lembrete antes do vencimento, duas mensagens lembrando o atraso e depois alguns alertas para renegociação da dívida.

É claro que, caso você opte pela régua de cobrança manual, você mesmo (ou um funcionário) deve se lembrar de realizar todas essas etapas, inclusive o envio das mensagens.

Ficou fácil perceber o quanto um sistema de gestão pode fazer por você na hora de administrar seu negócio, né? Para um controle de mensalidade eficiente, é essencial que você automatize funções para poupar tempo, tanto o seu quanto o do seu cliente.

Por isso, a melhor opção é adotar um sistema de gestão financeira que gerencie recursos como a régua de cobrança para quem tem um negócio com mais clientes e não quer correr o risco de esquecer de emitir cobranças.