Recibo de pagamento: o que é e modelos para emitir

O recibo de pagamento é um importante documento fiscal que deve estar sempre disponível em sua empresa. Sua função é comprovar recebimentos e pagamentos entre pessoas físicas ou jurídicas. É uma forma de documentação mais informal que uma nota fiscal, porém, que ajuda de forma efetiva a manter sua gestão financeira.

Apesar de simples, quando guardado corretamente, o recibo é um recurso que oferece segurança tanto para quem paga, quanto para quem recebe.

Emitir recibos é uma tarefa muito fácil que pode evitar diversos problemas com pagamentos indevidos ou contestação sobre recebimento de dívidas.

Preparamos este artigo para ajudar profissionais autônomos a entender melhor este documento. Além disso, separamos algumas dicas e sites onde que disponibilizam uma série de modelos de recibo que podem tornar a emissão destes documentos ainda mais fáceis. Vamos lá?

Por que o recibo de pagamento é importante?#

Este documento é uma das maneiras mais práticas e seguras para que empresas registrem saídas e entradas de dinheiro, assegurando a contabilização de todas as transações realizadas.

Além do auxílio na gestão, ele possui validade fiscal como comprovativo de pagamento. Isso significa que os recibos também servem como prova e evitam conflitos relacionados a pagamentos e seus valores. Afinal, o valor negociado e a assinatura do receber estão registradas no documento.

Por isso é importante que empresas sempre realizem a emissão de recibos quando efetuarem um pagamento ou venderem seus produtos e serviços, tanto para pessoas físicas quanto jurídicas. Assim, todas as movimentações financeiras serão registradas e a gestão contável será organizada.

Existe diferença entre recibo de pagamento e nota fiscal?#

Muitas pessoas se confundem e acreditam que nota fiscal e recibo de pagamento são a mesma coisa. No entanto, isso não é verdade. Cada um destes documentos têm uma finalidade diferente. Entenda a diferença entre eles.

• Nota fiscal: é um documento que comprova a propriedade de um determinado bem ou serviço. Além disso, exerce o papel de relatar informações sobre as operações comerciais de empresas ou profissionais autônomos ao Estado, tornando a arrecadação de impostos possível.
• Recibo: é um documento com validade fiscal que tem como finalidade apenas comprovar recebimentos e pagamentos.

Como saber quando emitir nota fiscal ou recibo#

A emissão da nota fiscal deve ser feita obrigatoriamente na prestação de serviço ou venda de produtos realizados por pessoas jurídicas.

Já o uso exclusivo do recibo pode ser feito apenas em estados ou cidades com legislações específicas para microempreendedores individuais, também conhecidos como MEI.

O ideal é que a nota fiscal e o recibo sejam emitidos juntos. O primeiro documento para assegurar os processos tributários do seu negócio e o segundo para manter sua gestão contável organizada.

Empresas e profissionais com a obrigação de emitir notas fiscais precisam estar atentos quanto sua documentação. Caso o recibo seja emitido ao invés de uma nota fiscal, o Estado pode entender que o valor está sendo omitido e pode gerar penalidades pelo crime de sonegação de impostos.

Por quanto tempo devo guardar o recibo?#

Existem algumas ferramentas que geram uma versão digital do recibo de pagamento. Apesar disso, a impressão deste documento ainda é muito comum e gera dúvidas sobre por quanto tempo o recibo deve ser guardado.

O período em que os consumidores podem ser questionados quanto a cobranças está definido no Artigo 206 do Código Civil Brasileiro. Segundo a lei, documentos comprovantes como recibos e notas fiscais devem ser armazenados por um período mínimo de 5 anos, evitando irregularidades tanto para clientes quanto para empresas.

O armazenamento também é importante para que consumidores possam se defender de cobranças múltiplas de uma dívida, além de servir para deduções em sua declaração do Imposto de Renda.

Como fazer seu recibo de pagamento#

Após aprender mais sobre este documento e sua finalidade, é hora de aprender como criar seu próprio recibo de pagamento.

1. Insira o título#

Qualquer programa de edição de texto pode ser usado para fazer seu recibo. Após abrir sua ferramenta de preferência, faça um novo arquivo e crie um tútulo no cabeçalho do seu modelo de recibo em branco;

Isso é importante para que a finalidade do documento seja de fácil identificação. Exemplos de títulos: "Recibo", "Declaração de pagamento" ou "Recibo de pagamento. Após inserir seu título, salve seu documento.

2. Escreva o texto e deixe espaços para serem preenchidos#

Com o arquivo salvo, crie uma narrativa como se fosse a própria pessoa a receber o dinheiro, deixando os espaços de informações em branco para que possam ser preenchidos durante sua emissão. Confira um exemplo simples a seguir.

"Recibo de pagamento Eu, __ (insira o nome de quem recebeu o pagamento), recebi de ___ (nome da sua empresa ou da pessoa que realizou o pagamento) a importância de _ (valor pago), pelos serviços de ___ (descreva o fato ou serviço que está sendo pago)."

Caso existam outras informações relevantes sobre o pagamento e o serviço prestado, lembre-se de incluí-las no documento também.

3. Esteja sempre atento aos valores#

A escrita cursiva é algo muito particular e pode gerar confusão quando interpretada corretamente. Portanto, lembre-se de sempre incluir o valor por extenso após o valor numérico no documento. Exemplo: R$ 1.000,00 (mil reais).

Caso o valor numérico gere convergência, ou seja, ilegível, o valor escrito por extenso prevalecerá.

4. Espaço para assinatura, local e data#

Por fim, organize um espaço após a descrição do recibo onde local, data e assinatura possam ser inseridos. Para a assinatura, escreva o nome completo da pessoa e separe um espaço para que sua rubrica e CPF possam ser inseridos

Já na descrição de localidade e data, escreva tudo por extenso. Exemplo: Vitória/ES, 20 de janeiro de 2021.

Quem deve ficar com o recibo de pagamento?#

O recibo de pagamento é um documento emitido para os clientes. É a partir dele que consumidores podem evitar problemas futuros relacionados ao valor cobrado e a cobranças de pagamentos que já foram realizados.

No entanto, a empresa ou profissional autônomo também pode emitir uma cópia do documento confirmando a negociação e seu valor para sua própria gestão financeira.

O que é um modelo de recibo?#

A tarefa de desenvolver um recibo é feita apenas uma vez. Após finalizado, seu modelo servirá de base para gerar documentos em cada uma de suas negociações. No entanto, algumas empresas precisam criar opções diferentes que considerem as particularidades do serviço prestado ou dos produtos oferecidos.

Para facilitar a gestão destas empresas ou empreendedores autônomos, alguns sites oferecem modelos de recibo prontos para que possam ser baixados e adaptados em seus negócios.

Geralmente são encontrados como arquivos de Word ou imagens. Para utilizá-los basta apenas encontrar um modelo que apresente todos os itens necessários em suas comprovações.

Sites para baixar modelos de recibo#

Confira alguns sites que apresentam modelos de recibo que podem ser baixados e editados por você.

Canva#

O Canva é uma ferramenta de edição de imagem que conta com um enorme acervo de templates. Dentre sua lista, existem alguns modelos de recibos que podem ser usados e customizados para o seu negócio.

Seu maior ponto forte é poder proporcionar a criação de documentos usando o design criado por profissionais, tornando seus recibos esteticamente agradáveis e com a cara do seu negócio.

Recibo Online#

O Recibo Online é uma opção simples e objetiva que conta 5 categorias de recibos que podem ser gerados online: simples, prestação de serviço, com logotipo, de aluguel e de salário.

Para criar seu recibo com este site é preciso selecionar uma das categorias e preencher os campos de informação. Além dos dados básicos, seus documentos também contam com um espaço específico para o método de pagamento.

Recibos Prontos#

O foco do site Recibos Prontos não é o design e sim a funcionalidade. Nele é possível encontrar uma grande variedade de categorias e modelos documentos que podem ser baixados como imagem ou podem ter seu texto copiado.

Kyte#

O Kyte é um aplicativo que emite recibos personalizados com o logo de sua empresa. Por ser gerado através de dispositivos móveis, compartilhar este documento com seus clientes através de email, WhatsApp e até mesmo Instagram é uma tarefa bem fácil.

Após emitido, todo recibo fica guardado no aplicativo e pode ser acessado a qualquer momento.

Dicas de como usar um modelo de recibo#

1. Sempre emita a segunda via#

Como já explicamos, o recibo é tão importante para quem paga quanto para quem recebe. Portanto, lembre-se sempre de fazer uma cópia dos recibos de pagamentos impressos ou digitais para manter o controle financeiro do seu empreendimento.

2. Tenha atenção na hora de preencher#

Tenha bastante cuidado na hora de preencher as informações, pois qualquer erro pode acabar com a validade do documento. Lembre-se de preencher os dados com muita atenção e sempre faça uma revisão das informações inseridas antes de assinar o documento.

3. Arquive seus recibos com segurança#

O armazenamento dos seus recibos é importante, afinal, sua validade mínima é de 5 anos. Não seja pego de surpresa por contestações de pagamento. Guarde bem seus arquivos e garanta sua segurança.

4. Faça backups#

Copiar os recibos físicos e armazená-los na nuvem é uma maneira eficiente de gerenciar seu documento. Afinal, pesquisar e encontrar um arquivo por uma galeria digital é uma tarefa relativamente mais fácil do que encontrar documentos entre diversos arquivos físicos.

Além disso, o armazenamento digital também oferece mais opções de organização. É possível criar pastas e organizar seus recibos por valor, tipo de negociação, ano, entre tantas outras opções.

Pronto para criar seu próprio recibo de pagamento?#

Esperamos que o nosso artigo tenha levado informações e dicas importantes sobre como criar e usar recibos.

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