O que é gestão de estoque e como fazer

Empresas que prezam por sua saúde financeira precisam administrar seus recursos financeiros e processos produtivos com eficiência. 

Para que isso possa ocorrer, a gestão de estoque é essencial. 

Sem o gerenciamento de estoque, empresas podem comprometer seu abastecimento de insumos e até mesmo a comercialização de seus principais produtos, gerando prejuízos graves. 

Isso é principalmente mais importante no contexto em que vivemos atualmente, onde o mercado é altamente competitivo e atender às demandas dos consumidores na hora certa e com a quantidade certa é a chave para o sucesso. 

Portanto, o estoque precisa ser analisado e gerenciado com muita atenção. 

Por isso desenvolvemos este artigo, para ajudar você a entender melhor o que é gestão de estoque, qual é a importância para o seu negócio e oferecer as melhores dicas de como gerenciar o seu estoque com eficiência. Vamos lá?

O que é gestão de estoque?#

Gestão de estoque é o conjunto de processos feitos por uma empresa para promover a organização e o controle de suas mercadorias dentro de um período de espaço e tempo. Através dela, é possível avaliar bem quais são as demandas de um negócio e determinar com precisão as necessidades de reabastecimento. 

Um dos objetivos deste tipo de gerenciamento é evitar o excesso e a falta de mercadorias, fatores que podem gerar prejuízo para uma empresa. 

A definição da categoria de estoque a ser usada, metodologias de organização e criação de inventário também são processos inclusos na gestão de estoque. 

Ou seja, o gerenciamento de estoque tem como sua principal meta conquistar o equilíbrio entre compra, armazenamento e entrega. 

Esse objetivo pode ser alcançado através do controle de todos os itens que chegam, todos itens que saem e a frequência com que isso acontece.

Qual a importância da gestão de estoque?#

Contar com um depósito repleto de mercadorias não significa que uma empresa está indo bem comercialmente. 

Na verdade, essa informação mostra que o negócio tem parte do seu investimento em itens parados. 

Gerenciar o estoque corretamente é um dos principais passos em direção ao sucesso. 

Afinal, seu objetivo é manter o estoque ideal para as atividades de uma empresa, evitando problemas de falta ou excesso, garantindo que os produtos sempre estão disponíveis quando forem solicitados por um cliente. 

Ou seja, a gestão de estoque é importante para a tomada de decisões de uma empresa, pois, através do gerenciamento é possível conhecer muito bem o funcionamento das atividades e cada detalhe sobre o setor.

Confira a seguir mais alguns fatores pontuais que reforçam a relevância deste tipo de gestão.

Atender às demandas de produção com eficiência#

Gerenciar corretamente os itens de um estoque garante o fornecimento de matéria-prima para produção. Para fazer isso, itens com mais demanda são armazenados em localizações estratégicas do estoque, facilitando sua retirada.

Melhorias no processo de compras#

Compras também são armazenadas em estoques, por isso também exigem atenção para seu gerenciamento. 

Um bom processo de aquisição garante que as linhas de produção sempre contem com os insumos necessários para continuar produzindo.

Esta organização também é fundamental para negócios que não produzem, mas trabalham com a revenda de produtos. 

Gerenciar bem o processo de compras facilita a coordenação de solicitações de itens a fornecedores, produção dos produtos a serem comprados, envio e recebimento, estocagem em armazéns, reposição em vitrines e mostruários e, por fim, envio para os clientes.

Cálculo do giro de estoque#

O cálculo do giro de mercadoria é importante para descobrir quais itens entram e saem mais rápido, além de descobrir quais itens ficam mais tempo parados nos estoques. 

O giro de estoque condiz com a quantidade de vezes que um item foi vendido em um período específico. Se um negócio tem 100 unidades de um determinado produto e no período de 30 dias vende 500 itens, seu estoque tem um giro de 5 vezes ao mês.

Para fazer o cálculo, use a seguinte fórmula: 

Giro de estoque = Total de vendas / Volume médio de estoque

Vantagens da gestão de estoque#

Após entender a importância do gerenciamento de estoque, confira a seguir os principais benefícios que essa prática pode trazer a um negócio.

Redução de custos#

Ao manter a rotatividade indicada de produtos, a gestão de estoque evita que itens fiquem parados por muito tempo em um armazém. Além disso, minimiza gastos com conservação, limpeza e organização para procedimentos de organização.

O uso de substâncias que podem prejudicar produtos e até mesmo a umidade também é considerado durante o gerenciamento de estoque, evitando danos às mercadorias. 

O conjunto de procedimentos também ajuda a evitar gastos em estoques que exigem refrigeração. 

Suporte para compras#

Os relatórios de giro de estoque facilitam os cálculos necessários para o gerenciamento, oferecendo suporte para o setor de compras. 

Desta forma, é possível considerar um histórico de informações para planejar a aquisição de itens e insumos, evitando a compra de itens com baixas vendas. 

Manter os setores em sinergia também evita compras duplicadas, de itens que já estão em estoque. 

Portanto, itens não irão ficar parados e permitirão que o capital seja aplicado em outros recursos e outros processos.

Principais métodos de gestão de estoque#

Existem diversos métodos de administração de estoque. Confira a seguir alguns dos principais e mais usados pelas empresas.

1. Curva ABC#

Este método de gestão utiliza 3 pilares para estabelecer a organização e a manutenção de cada item em um estoque. Os 3 pilares são: giro, faturamento e lucratividade.

Usando os pilares, o estoque é classificado em 3 categorias diferentes. 

Itens do tipo A: produtos muito importantes e com muito valor. Por isso é importante manter o controle total, afinal, são itens essenciais para uma empresa, apesar de não serem numerosos. Seu giro é relativamente razoável, no entanto, gera lucros altos. 

Itens do tipo B: produtos com valor médio, portanto, não necessitam de um controle tão rigoroso quanto o que é aplicado na categoria A. Porém, é muito importante que a quantidade destes itens seja controlada, afinal, geralmente são numerosos.

Itens do tipo C: produtos pouco valiosos para uma empresa, portanto, não exigem que muitos métodos de controle sejam aplicados. Podem ser excluídos com frequência de inventários rotativos e devem ser mantidos em pequenas quantidades, o suficiente apenas para assegurar o atendimento de demandas eventuais.

2. PEPS#

A metodologia parte do conceito de que mercadorias mais antigas em um estoque devem ter prioridade nas vendas, com o objetivo de que fiquem obsoletas. 

É este princípio que dá origem ao nome do método: "Primeiro a entrar, primeiro a sair". 

É um método muito popular atualmente, adotado por diversas empresas. 

Além de evitar perdas de produtos próximos à data de vencimento, o método também pode valorizar o estoque pelo valor mais perto ao que é praticado no mercado, já que é constituído por itens adquiridos recentemente.

3. UEPS#

Este método é a versão contrária do item anterior. Sua sigla significa: "último a entrar, primeiro a sair". Ou seja, itens adicionados mais recentemente ao estoque serão vendidos antes.

Este método de gestão de estoque não é recomendado para negócios que trabalham com produtos perecíveis, além disso, exige um controle ainda mais complexo para que as empresas não percam com avarias de preços e perdas de produtos. 

Além disso, o uso deste método é vetado pela Norma Brasileira de Contabilidade, entenda o motivo com a citação a seguir: 

"Ao se considerar os preços altos, os gastos são maiores e, dessa forma, o lucro e os impostos que devem ser pagos são menores. Portanto, a inflação do país sofreria um aumento, ao considerar que o custo da mercadoria comprada por último é maior".

4. Custo Médio#

O custo médio, também conhecido como preço médio e média ponderada média, é um método em que uma nova média de custos é obtida a cada nova compra. 

Com a técnica, o preço final dos itens é definido após o cálculo dos valores de mercadorias adquiridas anteriormente somado aos mais recentes. 

O custo médio também pode ser usado de forma fixa. Neste caso, a média deve ser usada no inventário permanentemente e as vendas intercaladas devem ser consideradas. 

5. Just in Time#

O método Just in Time, que pode ser traduzido de forma literal como "no momento exato" é uma forma de gestão criada para promover a redução de custos, em que o nível de estoque é deixado no nível mínimo, suficiente apenas para atender as demandas da empresa.

O método de gerenciamento exige um acompanhamento rigoroso, para que negócios não percam boas chances de vendas por não terem estoque suficiente para atender às demandas. 

Além disso, é preciso de bons fornecedores parceiros para que o método funcione.

6. Método do custo específico ou do preço específico#

Este método de gestão de estoque dá valor a cada unidade do estoque. 

Portanto, é usado apenas em ocasiões onde é possível apurar o preço ou o custo de cada item. Então, basta somar tudo para chegar ao valor final do estoque. 

O método não é muito indicado para o varejo, pois muitos itens são movimentados no estoque.

Dicas para uma gestão de estoque eficiente#

O controle sobre os itens de um estoque é essencial para assegurar um bom volume de vendas, otimizando custos operacionais. Porém, apesar de ser algo muito importante para gerar resultados e diminuir custo, a gestão de estoque nem sempre recebe a atenção que merece dos gestores. 

Para evitar que problemas relacionados ao seu estoque aconteçam, confira a seguir uma lista de dicas para fazer um bom gerenciamento de estoque. 

1. Crie um registro de entradas e saídas#

Não contar com um registro de entradas e saídas pode gerar erros graves em uma empresa. 

Afinal, sem um controle efetivo, não é possível saber a quantidade exata de itens disponíveis no estoque.

A falta desse controle também dificulta o acompanhamento da necessidade de reposição de produtos, o que pode gerar escassez ou excesso de produtos. 

Registrar as movimentações do estoque é um processo crucial para evitar esses problemas. 

2. Evite a falta e o excesso de itens#

Não fazer o controle da movimentação dos itens de um estoque pode levar à falta ou ao excesso de itens. 

Essa falta de acompanhamento do giro de estoque e quantidade faz com que o setor de compras não tenha as informações necessárias e precisas sobre o que precisa ser adquirido.

3. Acompanhe o giro de estoque#

O giro de estoque é algo essencial para evitar que os problemas do item anterior aconteçam. 

Acompanhar esta métrica é importante para estimar o melhor tempo para entrar em contato com o fornecedor, evitando a falta de itens. 

Também é importante acompanhar itens de baixo giro, o que significa que vendem pouco e compras devem ser evitadas, feitas em um maior período de tempo ou adquiridas em menor quantidade. 

Para garantir que o giro seja feito com eficiência é preciso de um bom registro de entradas e saídas, que acompanhem cada item com detalhes.

4. Não faça a gestão de estoque manualmente#

Confiar em processos manuais pode aumentar o risco de erros no gerenciamento, além de diminuir a produtividade dos colaboradores e tornar as informações menos confiáveis. 

É preciso investir em tecnologia para garantir dados precisos na rotina de acompanhamento de um estoque.

Adotar um sistema de gerenciamento pode tornar a execução de tarefas mais ágeis, reduzindo custos e liberando mais tempo para que colaboradores executem tarefas mais estratégicas.

5. Gerencie o estoque com um sistema único#

Usar diversos sistemas para gerenciar seu estoque irá gerar apenas perda de tempo e aumentar a chance de cometer erros. Portanto, escolha apenas um sistema para controlar o inventário. 

Ao centralizar o sistema de gestão de estoque, será possível unificar suas informações, automatizar processos, reduzir erros, acompanhar a movimentação de itens no estoque, controlar insumos e monitorar níveis de estoque.

6. Faça o inventário de materiais#

O inventário de materiais é a contagem de itens que estão em um estoque, comparando a quantidade de itens disponíveis com os dados registrados no método de controle utilizado.

Manter os dados da base atualizados é importante para evitar riscos de falta de itens no estoque e passar informações mais precisas para o setor de compras.

7. Tenha uma base de cadastro padronizada#

Itens iguais podem ser cadastrados com descrições e códigos diferentes caso não exista um padrão no registro de materiais.

Isso pode gerar furos de estoque e prejudicar o controle de gestores e vendedores, que não irão saber se um determinado item está realmente indisponível ou foi cadastrado de forma diferente. 

A forma mais eficaz de solucionar esse tipo de problema é definir uma forma padrão com a criação de código e descrição, usando somente um código e descrição para cada tipo de item.

8. Integre o setor de estoque e outras áreas#

Os setores de compras e vendas são dependentes das informações sobre o estoque para que seu trabalho seja realizado com excelência. Por isso, é preciso integrar estes setores e investir em ferramentas que facilitem o compartilhamento destes dados. 

9. Monitore as vendas para não ficar sem mercadorias#

Ficar sem estoque é um problema muito perigoso para as lojas. Monitorar as vendas é importante para acompanhar o crescimento dos negócios, além de controlar o estoque. 

Com estas informações, será mais fácil prever as necessidades de compra e garantir que tudo o que a empresa precisa esteja encomendado e suficiente em um determinado período. 

Isso pode ser feito através da análise do histórico de vendas junto às projeções de vendas.

10. Organize seu estoque#

Deixar o estoque bagunçado em um só setor, sem espaço para que os colaboradores possam se movimentar é uma opção muito ruim. Além disso, essa prática pode gerar perdas para o setor.

Algumas das principais formas de evitar perdas no estoque são: garantir espaço para os colaboradores transitarem no estoque, separar mercadorias por departamento, manter o armazém limpo e arrumado, colocar práticas de sinalização e manter o espaço arejado. 

Melhores ferramentas para fazer uma boa gestão de estoque#

As ferramentas de gestão podem deixar o trabalho muito mais eficiente, melhorando atividades e facilitando o planejamento de tarefas para cada dia da semana.

Confira a seguir algumas ferramentas de controle que irão otimizar sua gestão de estoque.

1. Melhor Envio#

O Melhor Envio é uma plataforma de soluções de fretes para quem vende online. A ferramenta funciona como um intermediador na geração de fretes. 

O serviço é simples de usar e facilita o gerenciamento da logística de negócios físicos e online. 

Através da plataforma é possível cotar simultaneamente com várias transportadoras, comparar as opções para gerar o frete que desejar e enviar seus pacotes monitorando a movimentação.

A ferramenta trabalha com diversas transportadoras e é gratuita, onde o valor será pago apenas pelo que for usado. 

Além disso, a Melhor Envio também fornece a tecnologia para gestão de vendas, geração de etiquetas e automatiza a geração de fretes do seu negócio.

2. Kanban#

O Kanban é uma ferramenta feita pela Toyota para controlar o abastecimento de forma visual. 

Segundo o criador do método, a ferramenta foi inspirada nos processos de ressuprimento visual de supermercados, dando a ideia de usar cartões coloridos em quadros e painéis.

O método divide os cartões por cores de acordo com seus status: "para fazer", "fazendo" e "feito".

O Trello é uma alternativa ao método, proporcionando a customização dos status, de acordo com a sua demanda.

3. Sistemas ERP#

Os Sistemas de Gestão Empresarial (ERP) tem como seu principal objetivo otimizar o fluxo de informações, integrando os setores de uma empresa. 

Estas ferramentas oferecem benefícios como a gestão de insumos e materiais, aproveitamento racional de mão de obra, controle do fluxo de caixa, reduz prazos de produção e entrega, controle de qualidade, controle total do negócio e informação em tempo real. 

Para conhecer mais opções, confira nossa lista com as 11 melhores sistemas ERP.

Preparado para melhorar a gestão de estoque em seu negócio?#

Esperamos que o nosso artigo tenha ensinado de forma simples o que é a gestão de estoque e a sua importância para um negócio.

Se você deseja aumentar suas vendas para aumentar o giro do seu estoque, instale uma ferramenta profissional de chat em seu site. 

O JivoChat é uma excelente opção para atender seus clientes em tempo real, além de oferecer a oportunidade de monitorar os visitantes de cada página e iniciar conversas com convites proativos.

Aprenda a fazer uma Curva ABC e mantenha e otimize ainda mais a sua gestão de estoque.