Produtividade: O que é? Como aumentar?

Melhorar a sua produtividade é a melhor forma de diminuir o tempo necessário para executar suas tarefas no dia a dia e no trabalho.

Mas afinal, o que você precisa começar a fazer para que possa, de fato, criar uma rotina de alto desempenho?

Neste artigo falaremos sobre o que é produtividade e apresentaremos dicas, metodologias e boas práticas que você pode aderir para eliminar maus hábitos e se tornar uma pessoa cada vez mais produtiva.

O que é produtividade?#

O conceito de produtividade pode ser definido como a relação entre os bens produzidos e os agentes de produção, ou seja, pessoas, ferramentas, máquinas, entre outros.

Essencialmente, quanto maior a produção de bens por uma pessoa ou equipamento, maior sua produtividade.

Para isso, leva-se em consideração fatores como o tempo e custo para que seja possível medir a eficiência e eficácia do agente de produção.

Além disso, a produtividade é frequentemente afetada por fatores externos - que não podem ser controlados pelo agente de produção - sejam estes relacionados aos equipamentos usados, fatores sociais, climáticos, entre outros, variando de acordo com a atividade em questão.

Para exemplificar, a produtividade de um entregador de encomendas pode cair em dias de chuva pois o trânsito tende a ficar menos fluido e outros motoristas tendem a dirigir mais devagar - a chuva é um fator que o agente de produção não pode controlar.

Entretanto, não ser capaz de controlar fatores externos não te impede de mitigá-los de forma que possa ser mais produtivo mesmo em situações adversas.

Como ser mais produtivo no trabalho e no dia a dia#

Agora que já abordamos o que é produtividade, está na hora de falarmos o que você pode fazer, na prática, para otimizar seu desempenho no dia a dia e, com isso, melhorar a qualidade dos bens produzidos, sejam eles materiais ou não.

1. Elimine suas distrações#

Fazer o possível para eliminar todas as possíveis distrações que podem tirar sua atenção das tarefas e atividades que deve executar é o primeiro passo para aumentar sua produtividade.

O fato é que, se você dedicar 100% de sua atenção ao que deve ser feito dentro determinado período de tempo, você irá eventualmente concluir sua tarefa.

Enquanto isso, se você pausa constantemente para assistir vídeos, navegar nas redes sociais, conversar com amigos ou em grupos no WhatsApp, entre outras distrações comuns que já tenham se tornados hábitos, certamente irá levar mais tempo para concluir seu trabalho.

Pode parecer uma dica óbvia, mas aumentar sua produtividade pode, muitas vezes, ser tão simples quanto colocar apenas esta dica em prática.

2. Tenha um ambiente de trabalho organizado#

Organize seu ambiente de trabalho para evitar perda de tempo procurando ferramentas, materiais ou informações que você precisa para executar suas tarefas.

Lembre-se que hoje, frequentemente o ambiente de trabalho não envolve apenas o ambiente físico, mas também o digital.

Por isso, se você utiliza aplicativos, sistemas, dispositivos móveis ou computadores para realizar seu trabalho, experimente adotar boas práticas de organização, como dividir arquivos em pastas, criar listas com links que você utiliza frequentemente, organizar informações que fazem parte do seu dia a dia, etc.

Inclusive, ferramentas de gestão de projetos podem ser extremamente úteis para ajudar a organizar seu ambiente de trabalho digital, como é o caso do Asana, Trello, Todoist, entre outras ferramentas para ser mais produtivo.

3. Crie um planejamento ou cronograma de atividades#

Ter um cronograma de tarefas e atividades e adotar hábitos como planejar o seu dia na noite do dia anterior são boas práticas que podem ajudá-lo a trabalhar de forma mais eficiente.

Quando você deixa para organizar o que fará no decorrer do dia assim que chega ao trabalho, já está perdendo tempo que poderia ser dedicado à executar tais tarefas.

É verdade que imprevistos podem ocorrer - afinal, como mencionamos, fatores externos podem afetar sua produtividade. Mas ao saber o que deve ser feito durante o dia, você poderá administrar seu tempo de forma mais organizada, mesmo mediante tais interrupções.

4. Utilize a Técnica Pomodoro#

O italiano Francesco Cirillo desenvolveu, no final dos anos 80, uma metodologia de gestão de tempo utilizando um temporizador de cozinha que media intervalos de 25 minutos.

Este método de divisão de atividades em blocos de tempo foi denominado Técnica Pomodoro e, além de ser extremamente simples de transformá-la em um hábito, poderá ajudá-lo a segmentar suas atividades no decorrer do dia.

Primeiramente, após listar o que deve ser feito, faça uma estimativa de tempo de execução para cada atividade e, a partir disso, divida-as em blocos de 25 minutos.

Durante estes blocos, dedique absolutamente 100% de sua atenção apenas à atividade em questão e faça o possível para evitar interrupções, como por exemplo desligar o celular ou se mover para um ambiente no qual pessoas não possam interrompê-lo.

Ao finalizar cada bloco de 25 minutos, tire uma pausa de 5 minutos para oxigenar seu cérebro e descansar antes de dar início ao próximo bloc e, após a conclusão de 4 ciclos, tire uma pausa maior de 15 a 30 minutos, assim como demonstrado na imagem abaixo.

5. Faça priorização de suas tarefas#

Outra excelente prática para melhorar sua produtividade é fazer a priorização de suas atividades de forma que consiga garantir que todas as tarefas urgentes sejam executadas, diminuindo o impacto de fatores externos e imprevistos nas mesmas.

Além disso, ao listar e priorizar suas atividades, você poderá ter uma visão mais ampla do tempo necessário para executá-las de acordo com sua complexidade.

6. Estabeleça objetivos e metas#

Trabalhar de forma orientada a objetivos e metas pode ajudá-lo a criar uma rotina de trabalho eficiente.

Todavia, para isso, é importante que tais metas sejam realistas e que você realmente seja capaz de cumpri-las - desde que não fique procrastinando ou perdendo tempo com distrações.

Lembre-se de fazer isso para si mesmo e planeje tanto objetivos a curto prazo, como diários ou semanais, quanto metas a médio e longo prazo.

7. Aprenda a dizer "não"#

Dependendo de seu ambiente de trabalho, você pode estar propenso a ser interrompido por outras pessoas, como colegas de trabalho ou até mesmo familiares. Por sua vez, estas podem pedir que você faça algo para elas.

Esta não é uma situação incomum, mas realmente pode trazer grande impacto negativo à sua produtividade.

Portanto, é importante saber quando dizer "não", especialmente caso esteja executando tarefas de alto nível de prioridade ou urgência.

8. Avalie e otimize seus processos#

Se o seu objetivo é aumentar a produtividade em seu negócio, é importante realizar análises internas e avaliar seus processos de perto para que possa identificar pontos fracos e fortes de seu negócio.

Inclusive, considere realizar uma análise SWOT para identificar quais são suas fraquezas, forças, oportunidades e ameaças. Ela irá ajudá-lo a tomar decisões de forma estratégica e também te permitirá avaliar o negócio como um todo.

Esteja sempre em busca de formas de inovar seus serviços e tente transformar sua produtividade em uma das principais vantagens competitivas de sua empresa.

9. Delegue tarefas quando possível#

Outra importante forma de melhorar o desempenho em seu negócio é delegar tarefas para pessoas que sejam capazes de executá-las, de acordo com suas necessidades.

Assim, você poderá direcionar sua atenção e esforços à outras atividades mais urgentes ou que não possam ser delegadas para outros colaboradores e membros de sua equipe.

Para exemplificar, considere a diferença entre uma única pessoa produzindo determinado produto versus uma linha de produção com o pcp eficaz.

10. Use sistemas e ferramentas modernas#

Delegar tarefas para outros colaboradores pode ajudar a aumentar sua produtividade, porém, não se esqueça que, dependendo da atividade em questão, você pode delegar ações manuais à sistemas e ferramentas já existentes.

Nos dias de hoje, é difícil não encontrar uma solução pronta para melhorar o desempenho, agilidade e eficiência de seu trabalho.

Existem diversas soluções que oferecem automação e formas de ajudá-lo a direcionar seu foco apenas à operações mais complexas. Alguns exemplos são:

• Ferramentas de email marketing;
• Chat online com atalhos e automações para atendimento ao cliente;
• Sistemas de CRM (gestão de relacionamento com clientes);
• Entre diversas outras plataformas e ferramentas.

Por isso, de acordo com sua área de atuação, considere encontrar soluções que podem ajudá-lo a produzir mais, em menos tempo.

Seja mais proativo no atendimento com o JivoChat#

Como uma dica extra, quando o assunto é atendimento ao cliente, não deixe de utilizar uma ferramenta profissional que te permita integrar canais de comunicação e acompanhar diversos chamados de forma unificada, centralizando as informações.

O chat online, callback e telefonia da JivoChat são muito mais que apenas uma ferramenta de suporte.

Com ele, você e sua equipe tem acesso a recursos projetados para melhorar seu desempenho, agilizar o atendimento e ajudá-lo a acompanhar suas métricas através de relatórios detalhados. Não deixe de conferir.

Esperamos que este conteúdo tenha ajudado a entender tudo sobre produtividade e a conhecer técnicas e métodos que você pode empregar em seu dia a dia para gerenciar seu tempo de forma mais eficiente.